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Teletrabalho: 5 dicas para fortalecer a cultura de partilha na sua empresa
A contenção ligada à crise do coronavírus colocou o teletrabalho em destaque. Porém, trabalhar remotamente não significa trabalhar separadamente, sem consulta ou coordenação. Pelo contrário, desenvolver uma cultura de partilha e colaboração é a condição para uma experiência de teletrabalho bem sucedida.
Colaborar bem não requer a partilha permanente de um espaço de trabalho comum. Na realidade, 93% dos empregados acreditam que o teletrabalho é totalmente compatível com os desafios da colaboração. Desde que sejam respeitados alguns princípios bem estabelecidos.
Promoção de uma cultura de partilha e colaboração
De acordo com um inquérito de Fevereiro de 2020 da OpinionWay, 40% dos empregados acreditam que o trabalho em colaboração é essencial para a concepção e o avanço de projectos. Para 95% deles, a colaboração entre indivíduos fomenta a criatividade, a produtividade e o bem-estar dos empregados. O desafio é, portanto, encorajar o intercâmbio e a partilha entre as equipas, quer estejam fisicamente presentes no escritório ou no teletrabalho.
Alavancar as ferramentas de colaboração
Mas ainda tem de partilhar! A este respeito, e contra todas as expectativas, o recurso maciço ao teletrabalho é provavelmente mais uma solução do que um problema. O confinamento tornou possível a democratização da utilização de ferramentas de colaboração. Equipas, Drive, Trello, Slack, Zooms, Hang out, etc… não têm mais segredos para ninguém, ou quase ninguém. Com eles, todos puderam aprender novas formas de trabalho.
Trabalhando em conjunto e simultaneamente num único documento, desenvolvendo o pensamento estratégico, tudo isto é possível à distância, muitas vezes com uma melhor partilha de informação.
Quando utilizados correctamente, as ferramentas de colaboração são inestimáveis para limitar os efeitos dos silos entre departamentos. Contribuem para a disseminação de uma cultura empresarial comum. Incentivam a emulação, difundem um modelo comercial aberto e mitigam os efeitos contraproducentes de demasiada concorrência entre departamentos.
Promover a gestão do conhecimento
Não basta disponibilizar as melhores ferramentas de colaboração a todos, porque a cooperação e a partilha não podem ser decretadas! É também necessário democratizar a sua utilização e criar um hábito de utilização. Este é o desafio da gestão do conhecimento, que visa melhorar, preservar e divulgar internamente o conhecimento e o know-how dos empregados.
Encoraje os webinars internos! Os cursos de formação ministrados pelos próprios empregados permitem-lhe capitalizar a perícia dos seus empregados. Promovem a coesão da equipa, reforçam o sentimento de pertença e facilitam a colaboração entre departamentos. Também têm a vantagem de estar perfeitamente de acordo com os negócios, processos e cultura da sua empresa. Para além de encorajarem a ajuda mútua e de valorizarem os seus empregados, reforçam a sua motivação e envolvimento. Também lhe permitem identificar peritos empresariais e capitalizar a sua perícia.
Desenvolver mentoria
Graças a ferramentas de colaboração e software de videoconferência, a tutoria é também perfeitamente compatível com o teletrabalho. O intercâmbio inerente à tutoria é uma oportunidade para os trabalhadores partilharem melhor a sua realidade empresarial e compreenderem melhor os desafios uns dos outros. É uma excelente forma de encorajar a multifuncionalidade cruzada, criar sinergias e reunir energias, mas também de tornar a sua organização mais ágil e transparente.
Por exemplo, o confinamento não tem impedido várias empresas de continuarem a contratar. Para terem sucesso na sua acção de integração apesar da impossibilidade de acolher os seus novos recrutas nas instalações, criaram um sistema de tutoria à distância composto por pelo menos 3 mentores: um encarregado de seguir o percurso profissional do recém-chegado dentro da empresa, outro para o acompanhar na sua tomada de posse, e o terceiro para lhe explicar a cultura da empresa.
Racionalizar a utilização de e-mails e reuniões
Quem nunca sentiu que se estava a afogar em e-mails, levante a mão! Ao longo dos anos, a utilização massiva do correio eletrónico tem sido um obstáculo à produtividade. Demasiado abundantes, encorajam a perda de informação. Contra todas as probabilidades, o teletrabalho ajuda a reduzir o uso do correio eletrónico ao essencial. Graças a ferramentas como a Spark, elas são automaticamente classificadas e classificadas. Por seu lado, o envio de mensagens instantâneas, como a Slack, permite trocas simples e partilhadas. Os canais temáticos que caracterizam estes sistemas de mensagens permitem aos utilizadores concentrarem-se nas suas próprias pastas, sem se dispersarem demasiado.
O mesmo se aplica às reuniões. 88% dos empregados sentem-se hoje mais produtivos quando trabalham a partir de casa, graças à paz e sossego que lhe são inerentes. Desde que não estejam sobrecarregados com reuniões ou demasiados intercâmbios no Zoom. Para uma melhor consulta e partilha, pode ser útil pensar nos canais e frequência de comunicação, bem como no número de participantes numa videoconferência. 4 a 6 pessoas reunidas em torno do mesmo projecto é provavelmente o número ideal para criar as condições de colaboração. Nesta matéria, é tudo uma questão de dosagem: um par pode por vezes revelar-se mais eficaz do que uma equipa com um grande número de pessoas; outras vezes, uma reflexão pode ganhar em riqueza se for realizada por um colectivo, por exemplo, num canal ou equipas frouxas. E se um dos convidados não puder assistir a esta ou aquela reunião, será sempre possível para ele consultar posteriormente os intercâmbios.
