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Colaborar bem para trabalhar bem
Ferramentas flexíveis, rápidas, intuitivas e colaborativas são um grande sucesso graças ao enorme teletrabalho causado pela crise sanitária. Uma garantia de fluidez, eficiência e produtividade, trabalho colaborativo é também uma questão de gestão, determinação e cultura empresarial.
Desde o bloqueio, Equipas, Drive, Trello, Slack, Zooms, Hang out, etc… não têm mais segredos para ninguém. Trabalhando com várias pessoas simultaneamente num único documento, elaborando uma reflexão estratégica à distância, tudo isto é possível graças a ferramentas de colaboração. De facto, de acordo com um inquérito OpinionWay realizado antes do confinamento, 40% dos empregados consideram o trabalho em colaboração essencial para a concepção e o avanço de projectos. Para 95% deles, a colaboração entre indivíduos fomenta a criatividade, a produtividade e o bem-estar dos empregados. Mas ainda temos de colaborar! Para além da necessária aprendizagem de ferramentas, o trabalho colaborativo implica também uma evolução dos métodos de trabalho.
Menos reuniões, mais colaboração
Colaboração significa reunião. Parece, no entanto, que os dois não combinam tão bem. Em média, um empregado participa num mínimo de 2 reuniões por semana, num total de 4,5 horas por semana, ou seja, quase 3 semanas por ano. E esta duração duplica para os gestores!
Infelizmente, apenas metade destas reuniões (52% para ser exacto) são consideradas produtivas, devido à falta de uma agenda bem definida ou à ausência de um processo formal de tomada de decisão. 15% dos participantes também nem sempre estão convencidos da necessidade da sua presença. 44% também aproveitam a reunião para trabalhar noutro assunto, ou para enviar e-mails.
A boa notícia é que as ferramentas de colaboração têm um impacto positivo na reunião. Espaços de trabalho partilhados tornam possível que várias pessoas trabalhem no mesmo documento, remotamente, simultaneamente ou fora de sincronia. Todos podem intervir, consultar o progresso dos trabalhos ou participar numa discussão na altura que melhor lhes convier, sem perturbar o seu próprio horário de trabalho.
Mais colaboração para mais confiança e produtividade
Bem dominadas, as ferramentas de colaboração têm muitas vantagens. 69% dos utilizadores, por exemplo, acreditam que o trabalho de colaboração tem um impacto particularmente positivo na partilha de conhecimentos. Sessenta e cinco por cento dos utilizadores também notaram uma maior produtividade, mas também uma maior motivação da equipa (60%).
Para além de poupar tempo, as ferramentas de colaboração também têm o mérito de aumentar a confiança e a transparência. Por exemplo, quando várias pessoas têm o direito de modificar um documento partilhado na nuvem, a confiança é essencial. A qualidade da comunicação, mas também uma certa forma de boa vontade, são os pré-requisitos para uma boa utilização das ferramentas de colaboração.
Como Xavier Ginoux, CEO da OpenMindKfé salienta num estudo sobre trabalho colaborativo realizado com o instituto Ipsos, “todo o desafio do trabalho colaborativo é humanizar a relação entre a empresa e os seus empregados. Para estes últimos, é uma forma de já não ser uma engrenagem na roda mas sim um verdadeiro interveniente, cujos conhecimentos, ideias e aspirações são tidos em conta”. Numa palavra, as ferramentas de colaboração promovem a inclusão, o que não é menos paradoxal para as ferramentas que são principalmente concebidas para promover o trabalho à distância.
Para uma gestão colaborativa
Para serem totalmente rentáveis, as ferramentas de colaboração requerem apoio de gestão. Quando acompanhado por uma transformação cultural e organizacional da empresa, o impacto do trabalho colaborativo é visto como largamente positivo no trabalho diário”, diz Julia Pironon, Directora de Clientes da Ispos Lead. Isto é particularmente verdade para a partilha de conhecimentos, mas também para a produtividade”.
A disponibilidade de ferramentas de colaboração não é vista como a questão principal. De facto, 74% dos empregados sentem que já têm o suficiente deles. Para 43% deles, por outro lado, a falta de envolvimento dos empregados ou da direcção (35%) é o principal obstáculo à colaboração. Finalmente, 34% dos empregados acreditam que um comportamento de gestão inadequado pode ser uma barreira poderosa ao trabalho colaborativo. É certo que estes números provêm de estudos realizados algumas semanas ou meses antes do confinamento. No entanto, a tendência que expressam continua válida e deve ser tida em conta na perspectiva de um regresso à normalidade uma vez terminada a crise sanitária.
Várias soluções inovadoras podem agora ser utilizadas para racionalizar os processos de colaboração e criar sinergias. É possível, por exemplo, modificar o tamanho das equipas. Um máximo de 4 a 6 pessoas seria o número ideal para criar as condições para a colaboração. Infelizmente, a maioria das equipas de trabalho tem hoje mais de 7 pessoas.
Uma boa colaboração não requer um espaço de trabalho partilhado para ser partilhado a toda a hora! Pelo contrário, criar pausas no ambiente de trabalho, encorajar a mobilidade interna ou abrir equipas a freelancers são excelentes formas de manter uma mentalidade de colaboração. A persistência do teletrabalho também não é um impedimento. Na realidade, para 93% dos empregados, o teletrabalho é totalmente compatível com os desafios da colaboração.
