Adote uma estratégia europeia para as suas compras indiretas

As compras de produção, que representam a maioria das despesas, são geralmente centralizadas a nível europeu ou mesmo mundial. Isto diz geralmente respeito, por exemplo, aos materiais ou instrumentos de produção. No entanto, há muitas grandes e médias empresas que ainda não implementaram uma estratégia centralizada na sua cadeia de abastecimento, a fim de racionalizar as suas compras indiretas. Isto porque esta categoria de aprovisionamento, que é (erradamente) considerada como não estratégica, sofre geralmente de uma gestão muito menos estruturada. No entanto, o processo é bastante fácil e pode gerar poupanças tangíveis. 

A uniformização de produtos e as suas aplicações

Durante muitos anos, os produtos em aquisições indiretas foram comprados localmente. Esta estratégia descentralizada permitiu que todos os estabelecimentos comprassem produtos de que necessitavam individualmente com os seus fornecedores escolhidos, de acordo com as suas próprias práticas. 

Durante cerca de vinte anos, sob o impulso de grandes fabricantes e distribuidores, estes produtos tornaram-se uniformizados. Em muitas categorias de compras indiretas, é agora possível construir uma gama central europeia que representa 80% dos artigos de uma única categoria de produtos. Uma empresa pode, portanto, por todos os meios, assinar contratos com estabelecimentos europeus, com base numa oferta partilhada.  

Esta estandardização de produtos veio também com a consolidação das partes interessadas. O mercado de material de escritório tem sido um precursor neste campo. Encontramos agora verdadeiros distribuidores europeus no fornecimento industrial, manutenção geral e embalagem. Eles são capazes de apoiar os seus clientes na maioria dos países, porque geralmente implementaram uma organização dedicada à assinatura de acordos-quadro europeus. Têm uma oferta partilhada e vários centros logísticos que lhes permitem cobrir um vasto âmbito de atuação. 

Os benefícios da implementação de um acordo-quadro europeu  

Estes contratos têm duas vantagens principais: redução de custos e melhor eficiência global. 

Redução de custos

Através de um acordo-quadro, um dos principais objetivos das empresas é racionalizar as suas compras e negociar descontos por volume para alcançar economias de escala. Por outras palavras, o aumento dos volumes produzidos resulta numa queda do custo unitário. A nossa experiência mostra uma redução de quase 30% nos custos de aquisição para as empresas que implementaram uma estratégia europeia para as suas compras indiretas. O resultado final vale realmente o esforço! 

Maior eficácia  

O agrupamento do processo de assinatura de contratos em comum com o departamento de compras alivia a carga administrativa para as empresas. Isto representa uma poupança significativa de tempo e dinheiro, uma vez que estes contratos facilitam geralmente o desenvolvimento de soluções de compras online, ou mesmo de ferramentas de aquisição de nova geração, dentro da empresa, que são também fontes de produtividade e qualidade. Esta abordagem torna-se significativa quando se trata de compras indiretas, pois raramente os processos são otimizados para estas compras e os seus custos indiretos inflacionam inevitavelmente o custo total de propriedade (TCO). 

Implementação, momento chave do acordo-quadro  

O sucesso dos acordos-quadro europeus, como qualquer abordagem de racionalização de fornecedores, baseia-se na capacidade de encontrar o equilíbrio certo entre a imposição e o estímulo das melhores práticas de compras com clientes internos. A parte mais difícil começa após as negociações, o contrato é assinado e segue-se a fase de implementação. 

Deve convencer todos os estabelecimentos a não fazerem mais encomendas aos seus fornecedores locais, mas a contactar distribuidores de compra indirecta que tenham sido listados pela organização central. Por vezes, o desconto negociado pode ser inferior ao obtido junto de um fornecedor local. É então necessário ensinar e comunicar a noção de custo total. Sem este apoio local, o risco é que os gastos dissidentes (Maverick Spend) se multipliquem, inflacionando inevitavelmente o custo total de posse dos produtos e serviços envolvidos, ao mesmo tempo que retardam os processos de aquisição.  

Maverick Spend – refere-se à compra de bens e/ou serviços fornecidos fora dos processos definidos pela política de compras. Muitas vezes fornecidos com urgência, as empresas precisam destes produtos e serviços para enfrentarem os acontecimentos do dia-a-dia. Como representam custos adicionais consideráveis, mais de três quartos das empresas consideram prioritária a redução destas despesas. 

Uma estratégia vencedora que combina tecnologia digital e relações 

A implementação de acordos-quadro é um verdadeiro desafio que deve ser enfrentado utilizando dois fios condutores. 

Ferramentas digitais 

Uma empresa disposta a implementar um acordo-quadro europeu tem todo o interesse em equipar-se com uma ferramenta de encomenda partilhada. Quer este seja o website do referido fornecedor ou uma solução de e-procurement, é importante que se torne o canal de referência para todos os utilizadores. Facilita e acelera os processos de aquisição, ao mesmo tempo que permite aos departamentos de compras acompanhar as despesas. Estes últimos podem também assegurar a implementação adequada do acordo-quadro em questão ou iniciar operações corretivas, se necessário. 

Uma abordagem relacional 

A empresa também tem tudo a ganhar com a utilização das capacidades de implementação do fornecedor, por exemplo, as suas equipas: a equipa de vendas no terreno, a equipa de vendas no escritório ou o departamento de marketing.  

O seu trabalho consiste em promover o acordo com os utilizadores explicando os termos contratuais negociados (oferecer detalhes, descontos, prazos de entrega, etc.) e os seus benefícios associados. Isto pode ser feito através de visitas ao local, campanhas telefónicas, envio de e-mails, etc. Estas equipas podem também fornecer relatórios regulares aos departamentos de compras para monitorizar o desempenho global. 

A adoção de uma estratégia europeia para compras indiretas é um fator-chave de otimização da função de aquisição, que garante uma melhor gestão da sua carteira de fornecedores, bem como o controlo das suas condições de preços e dos serviços negociados. Após implementar uma abordagem deste tipo, os departamentos de compras podem então tomar medidas para otimizar as compras indiretas.