5 dicas para otimizar o espaço de trabalho concebido para empresas e teletrabalho

Um espaço de trabalho organizado promove a concentração, a produtividade e o bem-estar dos empregados. Uma gestão eficiente do escritório melhora o funcionamento e o desempenho da sua empresa. Então, como planear o seu escritório e otimizar o seu espaço? Descubra algumas ideias práticas que pode aplicar no local de trabalho e em casa.

1. Pense na disposição do local de trabalho

Antes de iniciar qualquer remodelação, deve sempre pensar cuidadosamente nas novas utilizações do espaço de escritório, para que possa orientar o projeto na direção certa e atribuir o orçamento adequado

O objetivo é encontrar um equilíbrio entre espaços separados e partilhados, áreas de reunião e de relaxamento. As equipas precisam sempre de locais para se concentrarem, reunirem e colaborarem. Existem várias opções de disposição do local de trabalho à sua disposição:

• O escritório em plano aberto;
• O escritório flexível, o co-working ou “flex office”, onde os empregados já não têm um local fixo;
• O escritório privado.The layout of offices therefore requires you to analyse staff flow, room occupation, circulation areas, and emergency exits.

Se estiver a trabalhar à distância, a criação de um espaço de escritório implica certas restrições, como a falta de espaço ou o facto de viver com uma família. Uma vez decidida a divisão que pretende para o seu escritório (sala de estar, quarto, quarto de hóspedes, etc.), existem várias opções “economizadoras de espaço” para equipar esse pequeno espaço. Por exemplo, um trabalhador que trabalhe à distância pode transformar um canto da sua sala de estar numa área de escritório. Pode também instalar uma peça de mobiliário de escritório dois em um, que retoma a sua função original fora do horário de teletrabalho.

2. Escolher o mobiliário adequado

A otimização dos escritórios passa pela criação de postos de trabalho estimulantes. A escolha de mobiliário estético promove a identidade da empresa, mas o equipamento também deve ser funcional. Quer se trate de um pequeno escritório ou de um escritório em plano aberto, o mobiliário de escritório de qualidade é ergonómico. De facto, a adaptação do mobiliário à atividade dos seus empregados ajuda a prevenir as perturbações músculo-esqueléticas (MSD). Por exemplo, as cadeiras de escritório ergonómicas aliviam os problemas de costas e incentivam a boa postura.

Para além disso, o mobiliário de escritório funcional é modular. A instalação de mobiliário adaptável facilita a mobilidade dos empregados na empresa e promove o trabalho em equipa. Secretárias com altura ajustável, mesas dobráveis, cadeiras com rodízios e divisórias amovíveis são ferramentas práticas para um espaço de trabalho flexível.

Mas como combinar o equipamento profissional com a RSE? Optando por mobiliário de escritório ecológico e investindo em mobiliário feito à medida, duradouro e amigo do ambiente. Para além da escolha de mobiliário aprovado, existem muitas soluções de armazenamento adequadas para otimizar o espaço de trabalho.

3. Planear o espaço de armazenamento

A produtividade só pode ser alcançada com um espaço de trabalho organizado! Isto é especialmente verdade em espaços pequenos, onde os papéis e os materiais se acumulam rapidamente nos cantos. Quer esteja a trabalhar à distância ou numa empresa, aqui estão algumas ideias para manter um ambiente de trabalho organizado:

• Instalar estantes e/ou prateleiras para manter os documentos úteis à mão;
• Programar sessões de triagem regulares (uma ou duas vezes por mês) para evitar a desorganização do espaço;
• Arrumar a sala ou o espaço de trabalho após cada utilização;
• Privilegiar os sistemas de armazenamento virtual, sempre que possível.

Num espaço aberto, pode também instalar unidades de armazenamento/cacifos individuais com acesso seguro (código ou cadeado). As equipas podem aí guardar os seus ficheiros de trabalho e objetos pessoais. Ao contrário dos cacifos individuais, as instalações de armazenamento coletivo (armários, estantes ou prateleiras) permitem guardar documentos para uso de todos. Em casa, os trabalhadores à distância podem optar por uma secretária com arrumação incorporada ou podem criar algumas prateleiras adjacentes.

Uma arrumação bem pensada é essencial para otimizar o espaço de trabalho e garantir a segurança dos dados. No entanto, a ordem e a limpeza não são os únicos critérios para um escritório confortável.

4. Encontrar um bom equilíbrio entre luminosidade, temperatura e insonorização

A conceção de um escritório e a otimização do espaço de trabalho visam criar um ambiente de trabalho agradável.

O primeiro passo é pensar para que lado o seu escritório está virado, de modo a tirar o máximo partido da luz natural. Uma vez que a quantidade de luz solar numa divisão varia consoante a estação do ano e a hora do dia, a colocação de candeeiros de secretária garante que o espaço de trabalho esteja sempre iluminado.

Em segundo lugar, deve certificar-se de que o termóstato está regulado para a temperatura correta. Verificar o isolamento do escritório ajudá-lo-á a evitar correntes de ar e a manter uma boa ventilação.

Por último, mas não menos importante, a poluição sonora perturba a concentração e deve ser reduzida ao mínimo. Se quiser gerir o ruído resultante das atividades dos empregados, pode definir três zonas distintas.

• Barulhento;
• Misto;
• Silencioso

Para além dos espaços de discussão colaborativa, como as salas de reuniões, é importante proporcionar áreas de trabalho tranquilas. Por exemplo, bolhas de isolamento para chamadas telefónicas ou painéis à prova de som reduzem as distrações num determinado espaço de trabalho.

5. Prevenir os riscos psicossociais

Seja qual for a estrutura, qualquer nova mudança deve ser acompanhada dos serviços de apoio adequados para tranquilizar as equipas e ajudá-las a adaptarem-se bem a essas mudanças. As mudanças no espaço de trabalho podem gerar apreensão, stress e até mal-estar.

De facto, a otimização do espaço de trabalho tem um impacto tanto na difusão da cultura da empresa como na integração dos recém-chegados. Por exemplo, os escritórios de plano aberto significam geralmente que os empregados estão muito mais expostos à visão dos outros, enquanto o trabalho remoto reduz as interações e pode isolar o pessoal.

Por conseguinte, é importante ouvir as equipas e ter em conta as suas preferências. Isto porque os seus empregados vão ser os utilizadores finais dos seus espaços de trabalho optimizados. Convém, portanto, envolvê-los na tomada de certas decisões, dando-lhes a oportunidade de partilharem as suas opiniões ou sugestões (escolha de cores, opções de decoração, ideias de personalização, etc.).

Deve também incluir áreas de relaxamento e espaços verdes no escritório para aumentar o seu bem-estar. As plantas, as flores e os arbustos não são apenas decorativos, mas podem também contribuir para criar um ambiente acolhedor na empresa.

Conceção de escritórios e otimização do espaço de trabalho: o que deve fazer a seguir?

Quando o seu espaço de trabalho estiver optimizado, os empregados podem mudar-se para lá. Mas a disposição que escolheu não será provavelmente definitiva. O objetivo é analisar os hábitos das suas equipas e obter o seu feedback para potenciais melhorias. Poderão então ser necessárias algumas alterações para otimizar ainda mais o espaço de trabalho.

Se não tiver muitas ideias sobre como conceber o seu espaço de escritório, pode sempre contratar um designer. Afinal de contas, a otimização do espaço de trabalho tornará a sua empresa mais atractiva e promoverá o desenvolvimento dos empregados, que é um elemento-chave do bem-estar no local de trabalho.

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