Guia de compras: Prepare com sucesso o mobiliário da sua sala de reuniões

No coração de uma empresa, a sala de reuniões é um espaço essencial que apoia a imagem da empresa e desempenha um papel inegável na sua funcionalidade. No entanto, a rápida evolução do mundo do trabalho alterou o conceito tradicional de reunião de negócios. Hoje em dia, as equipas reúnem-se não só para tomar decisões importantes, mas também para procurar ideias inovadoras, reforçar os laços de equipa ou para fazer um balanço rápido no início do dia. Por conseguinte, a criação de uma sala de reuniões passa por várias fases, começando pela identificação das necessidades. Segue-se a escolha do mobiliário e dos acessórios da sala de reuniões, de acordo com o seu orçamento e a política de aquisições da sua empresa.

Como preparar uma sala de reuniões? Os elementos essenciais

Para montar e decorar corretamente uma sala de reuniões, deve começar por definir a disposição necessária de acordo com as dimensões da sala, a utilização prevista e os objetivos. É importante ter em conta algumas regras básicas para a organização de espaços de trabalho profissionais.

Avaliação das necessidades

Cada empresa segue o seu próprio conjunto de políticas em termos de organização, gestão e ocupação das salas. E as salas de reunião não são exceção. Devem ser organizadas de forma a encontrar um equilíbrio entre orçamento, sustentabilidade e design.

Eis algumas questões a ter em conta antes de montar uma sala de reuniões:

• Quanto espaço pode o mobiliário ocupar sem comprometer a circulação no espaço?
• Quantas pessoas podem ser acomodadas no máximo?
• Com que frequência é que este espaço vai ser utilizado?
• A sala de reuniões destina-se a servir vários objetivos?
• Qual a impressão que os visitantes devem ter?
• Que ambiente é que a sala deve criar?

Os nossos conselhos para a configuração de uma sala de reuniões

Os funcionários passam menos tempo nas salas de reuniões do que nas suas secretárias. No entanto, o conforto e a facilidade de utilização não devem ser descurados. Quando se trata de montar uma sala de reuniões oficial, os assentos confortáveis e os materiais de qualidade devem ter prioridade.

Se o número de pessoas que participam nas reuniões nesta sala for variável, pode valer a pena optar por uma versão modular, com cadeiras dobráveis, ou mesmo mesas dobráveis que podem facilmente acomodar mais pessoas. Por outro lado, para reuniões entre pequenos grupos, um espaço modular é prático porque não fica cheio de cadeiras vazias.

O aspeto estético da sala também merece ser considerado, tanto em termos de decoração como de mobiliário da sala de reuniões. Desta forma, é possível criar vários ambientes, desde neutros a formais ou acolhedores, etc.

Por último, graças à videoconferência, cada vez mais pessoas participam em reuniões à distância.  Assegurar um ambiente agradável é, por conseguinte, essencial para manter a imagem da empresa. Pode decorar as paredes por detrás dos participantes com plantas, quadros ou mesmo estantes de livros.

Escolher o mobiliário e os acessórios adequados para a sala de reuniões

Desde mesas a cadeiras ou acessórios, o mobiliário para salas de reunião está disponível em todos os materiais, formas e estilos diferentes. Na Manutan, desenvolvemos uma vasta gama de produtos tendo em conta as expectativas dos nossos clientes, para que possam encontrar tudo o que necessitam no nosso site. Criámos também a marca Manutan, que oferece vantagens adicionais.

Mesas para salas de reuniões

A escolha das mesas para salas de reunião desempenha um papel crucial na facilitação de uma comunicação e colaboração eficazes. Redondas, ovais, quadradas, retangulares, modulares: As mesas para salas de reunião da Manutan oferecem uma vasta escolha de formas que se adaptam melhor às salas de conferência e à sua utilização. Privilegiamos materiais como a melamina, escolhida pela sua resistência ao longo do tempo e pelas suas características de leveza.

Algumas mesas são mesmo fabricadas com materiais reciclados. As mesas modulares, como o modelo de sala de conferência trapézio, permitem uma variedade de configurações, incluindo a escolha de uma grande mesa de reunião ou a criação de vários espaços de trabalho separados.

As mesas de reunião retangulares, com a sua forma alongada, são ideais para uma sala de reuniões, proporcionando uma hierarquia visual clara e um chefe de mesa designado. Oferecem um amplo espaço para documentos e dispositivos, permitindo que os participantes trabalhem confortavelmente. Por outro lado, as mesas redondas ou ovais incentivam uma sensação de inclusão e igualdade, promovendo uma discussão aberta e um ambiente mais descontraído.

Para a arrumação e armazenamento de cabos e ligações elétricas nas mesas de reunião, alguns modelos estão equipados com um tabuleiro de gestão de cabos e um ilhó de secretária no topo. Estas soluções escondem os cabos de forma discreta e mantêm o espaço seguro.

Cadeiras para salas de reuniões

Tal como as mesas, as cadeiras para salas de reuniões existem em diferentes formas, materiais e cores. Para otimizar o espaço e oferecer versatilidade, alternar cadeiras com e sem apoios para os braços é uma boa opção. Outra alternativa são as cadeiras empilháveis que podem ser facilmente guardadas ou levadas para o espaço se forem necessários lugares extra. Investir em cadeiras ergonómicas ou cadeiras executivas ajustáveis também pode garantir um conforto e apoio ideais, ao mesmo tempo que incentiva a produtividade e o bem-estar dos funcionários durante longas discussões.

Relativamente à cor, as cores básicas como o preto ou o branco são recomendadas para salas de reuniões executivas que são utilizadas principalmente para reuniões formais. No entanto, quando o foco é a criatividade, particularmente durante as sessões de brainstorming, os modelos de cores vibrantes são mais adequados.

O tipo de estofo também é importante. Os estofos em vinil conferem um toque sofisticado, enquanto as cadeiras revestidas a tecido refletem calor.

Acessórios e decoração para otimizar os espaços

ara um layout bem-sucedido, não se esqueça de decorar a sua sala de reuniões com mobiliário de escritório. Expositores com os produtos da empresa, um relógio, acessórios de secretária, cartazes ou mesmo plantas contribuem para criar um ambiente agradável.

Uma sala de reuniões pode também necessitar de um quadro branco para anotar ideias durante o brainstorming ou para registar os pensamentos dos participantes. Da mesma forma, um ecrã de projeção retrátil tornou-se indispensável para apresentações visuais e para dar outra dinâmica às reuniões.

Ocasionalmente, podem ser introduzidos outros equipamentos numa sala de reuniões para lhe dar uma segunda funcionalidade. Ao acrescentar ecrãs acústicos, a sala pode adaptar-se às exigências dos espaços de trabalho flexíveis. Estes equipamentos são apenas uma das soluções que respondem às novas necessidades do mundo do trabalho. Significa, por exemplo, que uma mesa de conferência com capacidade para 20 pessoas pode ser transformada num espaço de coworking, dando a todos alguma privacidade.

Se a sala deixar entrar muita luz, pode ser aplicada uma película anti-UV nas janelas exteriores. Também é possível instalar películas opacas para manter a privacidade se a sala estiver virada para a rua.

As vantagens da marca Manutan

Esta gama combina três vantagens. Responde às necessidades quotidianas dos nossos clientes, que conhecemos muito bem graças à nossa longa experiência.

A marca Manutan promove a qualidade, que é regularmente testada internamente ou em laboratório. Além disso, todos os nossos produtos, exceto os consumíveis, têm uma garantia de 10 anos.

Por fim, graças ao controlo da concorrência, garantimos que esta gama é acessível ao melhor preço do mercado. Os produtos da marca Manutan são pelo menos 15% mais baratos do que os dos concorrentes que oferecem a mesma qualidade.

Como a maioria dos nossos produtos está em stock, as entregas em França e no Benelux são garantidas em 24 a 48 horas. A RSE (Responsabilidade Social das Empresas) também faz parte do compromisso da nossa marca. Cerca de 15% dos nossos produtos obtiveram um certificado ecológico.

Quais são os desafios atuais para as salas de reuniões?

Os desafios empresariais estão a mudar e os espaços de trabalho devem refletir essas mudanças para melhor os apoiar. Os gestores também procuram que os seus empregados assumam maiores responsabilidades, em particular através do desenvolvimento do trabalho remoto. Preferem agora a união da equipa como fator de desempenho.

Adaptação a novas utilizações de espaços partilhados

A organização empresarial sofreu grandes mudanças na última década. Atualmente, o desejo de desempenho e de produtividade implica o bem-estar das equipas. Os trabalhadores estão a tornar-se mais autónomos, com horários de trabalho mais flexíveis. As empresas estão a abandonar o presenteísmo em favor de um trabalho orientado para os objetivos. O trabalho à distância e os escritórios flexíveis estão a ganhar popularidade e estas duas práticas de trabalho estão a criar novas utilizações para os espaços de escritório.

O teletrabalho está a transformar estes espaços de receção à medida que algumas empresas tomam a decisão de se mudarem para instalações mais pequenas ou reestruturam os seus espaços de escritórios. Embora alguns utilizem espaços de coworking, a maioria dos empregados que trabalham à distância fazem-no a partir de casa. A ida ao escritório tornou-se assim mais um vetor de socialização. Os locais, como as salas de reunião, devem adaptar-se a este novo papel.

Promover o trabalho em equipa entre os funcionários

Os espaços das salas de reunião continuam a ser o local onde são tomadas as principais decisões estratégicas da empresa, mas atualmente servem uma variedade de objetivos. Tornam-se locais que transmitem a cultura empresarial e onde as equipas se reúnem. São locais de trabalho colaborativos, encorajando um sentido de inteligência coletiva para a inovação. As salas de reunião devem ser locais acolhedores, onde os funcionários possam desenvolver um sentimento de pertença à sua empresa.

A organização de uma sala de reuniões deve responder aos desafios específicos da empresa, bem como transmitir a sua imagem às equipas e aos clientes.