Novos espaços de escritório: Como é que os escritórios podem evoluir face ao aparecimento de novos métodos de trabalho?

Escritórios flexíveis, trabalho remoto, espaços de coworking… Estes novos espaços de escritório estão a mudar a forma como os espaços de trabalho são tradicionalmente utilizados. Os hábitos de trabalho evoluíram gradualmente nos últimos anos. Cada vez mais empresas adoptaram novas formas de trabalho. Os funcionários já não são obrigados a deslocar-se às instalações da empresa para fazer o seu trabalho. Podem agora trabalhar a partir de casa ou de um espaço de coworking. Para as empresas que ainda não tinham feito a transição para este novo modelo, a crise sanitária da Covid-19 obrigou-as a fazê-lo. Uma vez que, atualmente, já não é necessário ir todos os dias às instalações da empresa para trabalhar, que novas utilizações podem ser dadas aos espaços de escritórios?

De um local de trabalho a um local de reuniões e de intercâmbio

Graças ao trabalho remoto e às ferramentas de colaboração, o espaço de trabalho está a tornar-se mais virtual. De acordo com vários estudos, o trabalho remoto também aumenta a produtividade e o empenhamento dos trabalhadores. O conceito de um posto de trabalho fixo nas instalações da empresa está a tornar-se obsoleto devido ao sucesso crescente dos escritórios flexíveis. Perante estes desenvolvimentos, uma das primeiras funções do espaço de escritório mantém-se: ser um local de socialização, reunião e intercâmbio.

Espera-se que os escritórios se tornem centros de colaboração onde os empregados se encontram com os seus colegas, participam em reuniões de negócios ou assistem às apresentações mais importantes. O espaço físico de trabalho torna-se a personificação da identidade da empresa. Como salienta Ludovic Delaisse, Diretor-Geral da Cushman & Wakefield France, especialista em gestão imobiliária de espaços profissionais: “É o coração da empresa, onde se concentram as interações sociais valiosas.”

Mais do que nunca, o escritório está a tornar-se o símbolo de uma cultura empresarial, um local de coesão social onde se cria o sentimento de inclusão. É também uma montra, um espaço onde os visitantes são recebidos. É por isso que hoje em dia é essencial tornar os espaços de escritório conviviais, flexíveis e polivalentes. O objetivo desta política é fazer com que as pessoas queiram vir trabalhar para este novo e moderno espaço de escritórios e sintam que pertencem a ele. É também uma óptima forma de melhorar a marca de empregador da empresa.

Na era dos escritórios flexíveis e do trabalho remoto, a conceção de um espaço aberto já não faz sentido. Salas de recepção, salas de reuniões, cafetarias, espaços de concentração, mas também de relaxamento entre duas sessões de trabalho produtivas, são algumas das novas utilizações das instalações profissionais.

Repensar a conceção dos escritórios para melhorar o espaço de trabalho

Embora o trabalho remoto e o trabalho a partir de casa sejam populares entre os trabalhadores, muitas empresas estão a considerar cada vez mais os escritórios flexíveis ou o trabalho híbrido como uma solução futura.

De acordo com o relatório da Workthere, em julho de 2022, a repartição da utilização dos escritórios pelas empresas europeias é a seguinte

• 1 dia por semana: 0%;
• 2 dias por semana: 4%;
• 3 dias por semana: 37%;
• 4 dias por semana: 33%;
• 5 dias por semana: 27%.

Segundo o mesmo relatório, a utilização média do espaço de escritório pelos trabalhadores é de cerca de 66%.

Com menos funcionários no local, já não é necessário reservar uma secretária por funcionário. O espaço assim poupado permite criar espaços mais adaptados às necessidades atuais, que incluem a vida social no trabalho.

As plantas abertas, que foram durante muito tempo privilegiadas, já não são universalmente aceites. É necessária uma nova forma de pensar a organização dos espaços. No passado, havia um desejo de densificar e descompartimentar os espaços de trabalho, mas os inconvenientes causados por este tipo de disposição revelaram-se problemáticos.

Além disso, a noção de bem-estar dos trabalhadores emergiu e pôs em causa a adequação de uma conceção de acesso a um piso aberto. Chegou a hora da interação social num ambiente agradável e amigável. As principais vantagens desta estratégia são:

• Bem-estar dos trabalhadores;
• Formação de equipas;
• Aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;
• Liberdade para a criatividade;
• Apelo a novos talentos.

Quais são os novos espaços de trabalho?

Com base nas novas necessidades dos trabalhadores, estão a ser desenvolvidas e aperfeiçoadas nas empresas soluções para a transformação do local de trabalho. O objetivo é criar espaços de intercâmbio e de reunião.

Os espaços de trabalho do futuro serão uma mistura de diferentes zonas para que cada colaborador possa encontrar o local ideal de acordo com as suas necessidades no momento: discussão, criação, concentração…

Hot desks ou escritórios flexíveis

O espaço de escritório tal como o conhecemos está a mudar. Os funcionários já não têm um lugar fixo. Também conhecido como hot-desking, o conceito de escritório flexível está a ganhar força. O princípio é simples: os postos de trabalho são ocupados por pessoas diferentes em alturas diferentes. Para além de reduzir a quantidade de espaço necessário (e, por conseguinte, reduzir os custos), isto permite que os funcionários escolham o seu espaço de acordo com as pessoas com quem precisam de trabalhar, aumentando assim a agilidade.

Espaços de cooperação

As salas de reunião não vão desaparecer. Apenas precisam de ser atualizadas. Nos novos espaços de trabalho, alternam-se grandes salas para acolher todo o pessoal assim como espaços mais pequenos. Estes são particularmente adequados para trabalhos de projeto, brainstorming em pequenos grupos, bem como para reuniões mais confidenciais. Estes espaços devem ser inspiradores.

Salas de descanso

O tempo que os trabalhadores passam no trabalho é importante. As pausas não devem ser descuradas. Fazer pausas adequadas pode ajudar as pessoas a recarregarem as baterias e, assim, serem mais eficientes. As salas de descanso são também locais que reforçam as ligações sociais e desenvolvem a criatividade. São uma representação perfeita da noção de bem-estar no trabalho.

Flexibilidade no trabalho

A criação de novos espaços na empresa está ligada à possibilidade de trabalhar fora do escritório, seja a partir de casa, de um espaço de coworking ou mesmo num terceiro local. A combinação entre o trabalho nas instalações da empresa e o teletrabalho parece ser a melhor combinação, nomeadamente para reduzir os riscos associados ao trabalho sedentário.

Graças às novas tecnologias, tudo isto é possível. Há vantagens tanto para o trabalhador como para a empresa:

• Redução de custos (menos espaço necessário para acomodar as equipas, menos custos de transporte para o trabalhador);
• Redução da pegada de carbono (menos deslocações);
• Aumento da produtividade (maior bem-estar, motivação e menos cansaço).

Para começar a sua viagem rumo a estes novos espaços de trabalho com o pé direito, descarregue o nosso livro branco “O trabalho de amanhã“.