3 características de um departamento de compras indiretas eficaz

A maturidade das organizações de compras indiretas varia significativamente de empresa para empresa, independentemente do setor de atividade. Para saber em que nível se encontra a sua organização, a Décision Achats recomenda uma observação à luz de três indicadores-chave:

1. A equipa de compras indiretas

O primeiro elemento é, naturalmente, a existência de um departamento de compras indiretas, dissociado dos outros departamentos da empresa. Este tipo de estrutura não só confere ao departamento alguma independência para desempenhar o seu influente papel, como também permite uma gestão otimizada. A equipa de compras indiretas beneficia de uma visão global e consegue, deste modo, criar uma estratégia para todas as suas categorias.

A maturidade de uma organização de compras indiretas também depende da antiguidade desta equipa. Quanto mais experiente e rodada for esta estrutura, melhor funcionará. A nível prático, isto traduz-se numa boa colaboração entre os gestores de compras indiretas e os utilizadores, bem como na possibilidade de esta equipa se concentrar mais na estratégia, uma vez que as parcerias já existem.

2. As ferramentas existentes (nomeadamente o P2P)

O segundo elemento é a existência de ferramentas digitais e a sua taxa de utilização. A ferramenta emblemática continua a ser a plataforma Procure-to-Pay que, nomeadamente, permite às empresas:

• Reforçar a qualidade da sua política de compras, com notificações automáticas aos compradores, por exemplo, quando o procedimento de compra não é cumprido pelos utilizadores
• Elaborar relatórios de produção para analisar as despesas de acordo com vários critérios, identificar rubricas de despesas na carteira de compras, etc.

A política de compras

O terceiro elemento é a implementação de uma política de compras indiretas, que defina orientações e objetivos gerais (por exemplo: a partir de que volume de compras devem os compradores estar envolvidos no processo, qual é o número mínimo de fornecedores que devem ser incluídos num procedimento de concurso, etc.).

Além disso, a implementação de regras deve implicar sempre um controlo para assegurar a sua correta aplicação. O nível de controlo varia consoante a empresa: desde controlos ad hoc a controlos sistemáticos e automatizados (nomeadamente, através das ferramentas P2P). Nalgumas empresas, essa tarefa pode até mesmo ser assumida pelo departamento de conformidade, em vez de pelo departamento de compras, limitando os impactos negativos que esse controlo poderá ter nas suas relações com outros departamentos.

Por último, destacamos uma nova tendência neste domínio: a atribuição de um orçamento de marketing aos departamentos de compras indiretas, para que estes possam comunicar e promover da melhor forma possível as suas políticas e estratégias e, em última instância, incentivar a adesão dos utilizadores.

Agora que já temos os nossos três critérios pertinentes (organização, ferramentas e política), pode então fazer a si próprio a pergunta que interessa: qual é o nível de maturidade da minha empresa, no que diz respeito ao processo de compras indiretas?