EDI: definição, como funciona e principais vantagens

EDI, do inglês Electronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrónico de Dados), é o intercâmbio de documentos num formato eletrónico normalizado entre dois parceiros de negócios, de computador para computador.

Nesta rubrica, encontrará as respostas para todas as suas dúvidas sobre o EDI:

• Qual é a definição de EDI?
• A quem se destina o EDI?
• Como funciona o EDI?
• As três principais vantagens do EDI

Qual é a definição de EDI?

O intercâmbio eletrónico de dados substitui os canais de comunicação tradicionais, como o correio postal, o fax e o correio eletrónico, e permite melhorar e otimizar o fluxo de informação entre duas empresas em termos de tempo, de custos e de qualidade.

O INSEE[1] (Instituto Nacional Francês de Estatísticas e Estudos Económicos) oferece uma definição bastante abrangente do conceito: “O intercâmbio eletrónico de dados (EDI) é uma técnica que substitui o intercâmbio físico de documentos entre empresas (encomendas, faturas, guias de remessa, etc.) por um intercâmbio de dados, num formato normalizado, entre computadores conectados através de ligações especializadas ou através de uma rede (privada) de valor acrescentado (VAN). Os dados são estruturados de acordo com normas técnicas internacionais de referência (como a Edifact[2], por exemplo).” 

Intercâmbio tradicional de dados vs. EDI 

A quem se destina o EDI?

Qualquer empresa pode utilizar o EDI para trocar documentos comerciais com os seus parceiros (fornecedores, clientes, bancos etc.), desde que os seus parceiros possam interpretar esses dados e integrá-los no seu próprio sistema de informação de forma automatizada.

Como funciona o EDI?

Todos os documentos de uma empresa podem ser digitalizados através do EDI: pedidos de encomenda, ordens de compra, mandatos, faturas, documentos de pagamento, avisos de expedição, documentos aduaneiros e análises de inventário. 

Esses documentos devem, no entanto, respeitar um formato normalizado, para que os computadores possam processar o fluxo de informações de forma automática. Existem várias normas (XML e OCI para mensagens relativas a pedidos de compra, encomendas e confirmações de encomendas, etc.) para assegurar a normalização, cada uma delas possuindo diferentes versões. Antes de enviar um documento, os parceiros comerciais devem acordar entre si o formato (norma e respetiva versão) que irão utilizar.

Uma vez decidido o formato, o processo segue três etapas principais:

1. Preparação dos documentos

Em primeiro lugar, a informação necessária para criar o documento deve ser recolhida e organizada.

2. Conversão dos documentos para o formato correto

Em seguida, o documento interno deve ser convertido para o formato definido. Para esse efeito, a empresa poderá comprar e utilizar o seu próprio software de conversão EDI ou recorrer a um prestador de serviços.

3. Conexão e envio dos documentos

Os documentos da empresa estão prontos a ser enviados! Existem várias formas de os enviar ao seu parceiro comercial:

• Conexão direta utilizando um protocolo seguro, também conhecido como EDI ponto a ponto
• Conexão através de um fornecedor de rede EDI

O processo de envio do EDI

As três principais vantagens do EDI

Ao digitalizar e otimizar a troca de documentos comerciais, o EDI permite-lhe:

1. Reduzir custos

Os custos de processamento, em particular os custos de mão de obra, diminuem consideravelmente em resultado da automatização do processo. Por exemplo, o custo médio do processamento manual de faturas é estimado em cerca de 26,70 € por fatura. Este valor é reduzido para cerca de 3,10 € por fatura num processamento eletrónico.[3]

2. Aumentar a eficiência

A automatização e digitalização do intercâmbio de dados reduz significativamente a intervenção humana. A utilização de EDI permite, consequentemente, reduzir erros e otimizar a velocidade de processamento, melhorando ao mesmo tempo a segurança e a rastreabilidade das trocas de dados. O tempo médio de processamento de uma transação é reduzido de cinco dias (documentos em papel) para menos de uma hora (documentos em formato eletrónico)[4].

3. Melhorar as relações comerciais

Redução de erros e atrasos, adoção de uma linguagem comum, comunicação mais rápida e redução de custos são todos eles fatores que ajudam a reforçar as relações entre parceiros comerciais atuais e futuros.

[1]Instituto Nacional Francês de Estatísticas e Estudos Económicos

[2]Norma EDI

[3]Consultoria Forrester

[4]Noções básicas de EDI