4 conselhos para uma reunião de trabalho mais eficaz

As reuniões nem sempre produzem os resultados esperados, ao ponto de por vezes nos questionarmos sobre a sua utilidade… Descubra como melhorá-las!

As reuniões nem sempre correm da melhor forma e por vezes saímos delas com a sensação de que o assunto ficou a meio. Está então na altura de rever a sua metodologia e o seu procedimento em matéria de reuniões. Identifica-se com algum dos seguintes problemas e situações?

As reuniões consomem demasiado tempo e dinheiro

Uma reunião só será produtiva se não tivermos a sensação de estar todas as semanas a discutir os mesmos assuntos. As reuniões duram demasiado tempo, e os resultados e conclusões a que chegamos no final são pouco significativos. Fizeram-lhe perder, a si e aos seus colegas, energias e tempo preciosos.

Quem preside à reunião não controla o desenrolar da mesma

Quem preside à reunião não controla o rumo da discussão e não gere bem o tempo que vai passando, deixa a palavra aos outros durante demasiado tempo e não segue a ordem de trabalhos. A consequência é inevitável: todos saem da reunião frustrados e insatisfeitos.

A reunião não foi devidamente preparada

Ninguém sabe exatamente qual é o tema de reunião e aquilo que se espera da mesma. Durante a reunião, os participantes leem rapidamente a ordem de trabalhos e acrescentam tópicos que não foram previamente objeto de reflexão. O diálogo não passa de um nível superficial e preliminar: o que estamos a discutir concretamente?

As resoluções estão sempre a ser postas em causa

Várias decisões tomadas anteriormente são novamente colocadas em discussão e contestadas: não é possível chegar a um acordo concreto sobre nenhum assunto. As pessoas sentem que as suas opiniões não são ouvidas e esta falta de resolução gera entraves nos processos de trabalho e nos projetos. Entramos em deriva.

Saiba como fazer uma reunião de trabalho

As melhores reuniões são, por vezes, aquelas que não foram programadas. Verifique se é realmente necessário fazer uma reunião. Não haverá outras soluções que permitam alcançar o objetivo visado? Se o objetivo for, por exemplo, resolver um determinado problema, tente resolvê-lo na sua fonte. E se, ainda assim, for mesmo necessário reunir, faça-o de forma eficaz seguindo os 4 seguintes conselhos:

1. Ganhe tempo e energia

O objetivo da sua reunião deve ser bem claro no início, de modo a que todos tenham noção do resultado esperado pretendido. Não vale a pena reunir se não houver um objetivo definido. Certifique-se de que não há em cima da mesa qualquer telefone, computador ou outro dispositivo do género. Dirija a reunião de forma eficaz, utilizando equipamentos, como um projetor ou um ecrã. Deste modo, poderá captar mais facilmente a atenção dos participantes. As reuniões em linha ou por telefone permitem evitar deslocações e também alguns custos: verifique sempre se é realmente necessário reunir presencialmente. Um reunião em pé permite ganhar tempo, porque fará com que as pessoas abordem diretamente o assunto sem se dispersarem (a posição de pé provoca algum cansaço ao fim de algum tempo).

2. Mantenha o controlo sobre o processo

As reuniões têm sempre a duração prevista? Porque não reparti-las em fases de 20 ou 40 minutos? Na Toyota, uma reunião não pode durar mais de 50 minutos. As pessoas devem prever sempre um tempo de 10 minutos para poderem ir para outra eventual reunião. Quando estiver a planear reuniões, defina uma hora de início e uma hora de fim e respeite esse horário. Comece a reunião à hora definida, mesmo se ainda faltarem alguns participantes. Se houver decisões importantes a tomar, a pessoa que preside à reunião pode concertar-se previamente com os participantes individualmente para que a decisão possa ser tomada mais rapidamente. Poderá também ser útil definir o processo de tomada de decisão: o assunto pode ser decidido por um só decisor ou é necessário obter um consenso?

3. Prepare-se bem

Prepare uma ordem de trabalhos e transmita previamente todas as informações aos participantes, para que estes possam analisá-las a tempo. Devem ter uma noção clara de quem fará o quê durante a reunião. Quem irá dirigir as discussões, quem tomará notas e quem controlará o tempo. A pessoa encarregada de dirigir a reunião não deverá desviar-se dos assuntos da ordem de trabalhos, a pessoa encarregada de tomar notas elaborará o relatório no final da reunião e a pessoa que controla o tempo deverá assegurar que ninguém toma a palavra durante demasiado tempo e que os assuntos discutidos não se afastam dos temas da ordem de trabalhos.

4. Tome verdadeiras decisões

Nunca tome decisões em reuniões com mais de 6 participantes. Se for verdadeiramente indispensável, crie pequenos grupos e peça a cada grupo para analisar o tema sob outra perspetiva. Seja determinado: as reuniões devem produzir decisões e definir ações a empreender. No final da reunião, as etapas que se seguem devem estar claramente definidas e anotadas. Indique para cada tarefa «quem, o quê, quando e onde». Termine a reunião recapitulando a forma como cada linha de ação será controlada.