Como calcular o controlo dos custos de aquisição para tirar partido dele?

O controlo dos custos de aquisição é altamente estratégico para as empresas. Tem um impacto nas questões económicas, bem como na satisfação dos clientes e na imagem de marca. O controlo dos custos depende de uma gestão eficiente da cadeia de abastecimento para permitir que as empresas satisfaçam sempre a procura dos clientes, promovendo simultaneamente a rentabilidade e a sustentabilidade. É por esta razão que é importante que os departamentos de aprovisionamento e de logística calculem e otimizem o controlo dos custos de aquisição.

Controlo dos custos de aquisição, uma questão estratégica

A “aquisição” (procurement em inglês) nas empresas refere-se à compra de bens e serviços para vários fins possíveis. Podem ser produtos diretamente destinados à revenda, materiais necessários para o fabrico de produtos finais ou bens destinados ao armazenamento. A aquisição é uma parte essencial da cadeia de abastecimento.

Como escreveu Graham Stevens, então consultor sénior da rede de serviços Peat Marwick McLintock (atualmente KPMG), no seu artigo “Integrating the Supply Chain”: “O objetivo da gestão da cadeia de abastecimento é sincronizar as necessidades dos clientes com o fluxo de materiais dos fornecedores, de modo a poder equilibrar o que muitas vezes são considerados objetivos contraditórios, nomeadamente um elevado serviço ao cliente, uma gestão de stocks reduzida e um baixo custo unitário.” Este texto, publicado em 1989, continua a ser utilizado como referência para os atuais departamentos de aprovisionamento e logística.

O controlo dos custos de aquisição consiste, portanto, em sincronizar os vários fluxos logísticos e otimizar os recursos da forma mais eficiente possível, como parte das estratégias de redução de custos. Assim, as equipas de aprovisionamento devem concentrar-se nestas cinco componentes principais para melhorar o seu desempenho:

• O planeamento e a gestão dos pedidos dos clientes;
• Sourcing, ou seja, a seleção de fornecedores e prestadores de serviços, que abrange todos os bens e serviços que uma empresa pode adquirir;
• O fabrico, ou seja, a receção de materiais e/ou bens necessários para produzir produtos finais;
• Entrega e logística, que abrange a coordenação das encomendas e a programação das entregas;
• As devoluções, significa que a empresa que recebe os produtos devolvidos pelos clientes por diversos motivos.

Como é calculado o controlo dos custos de aquisição?

Para calcular o controlo dos custos de aquisição, as empresas devem ter em conta três elementos-chave, quer se trate de custos variáveis ou de custos de capital. Estes indicadores são: O custo de fazer uma encomenda, o custo de manter o stock e o custo de eventuais faltas.

O custo das encomendas

Este indicador inclui todas as despesas relacionadas com a realização de encomendas, tais como:

• Acompanhamento administrativo e logístico;
• Transporte;
• Receção e tratamento;
• Equipamento informático e software;
• Custos do pessoal envolvido no processo;

O custo de manter o stock

Cobre todos os custos associados no armazenamento de stock, quer sejam diretos ou indiretos, incluindo:

• Seguros;
• Vigilância e proteção;
• Aluguer e manutenção das instalações;
• Amortização das instalações;
• Custos administrativos;
• Aquecimento;
• Equipamento;

O custo da escassez

Para além destes custos preliminares, há, naturalmente, o custo de eventuais ruturas de stock em caso de atraso na entrega ou de erro nas previsões de abastecimento. Estes custos resultam geralmente de encomendas perdidas, subcontratação, mão de obra inativa, etc.

Somando os custos de colocação de encomendas, os custos de manutenção de stocks e os custos de rutura de stock ao longo de um ano, obtém-se o custo anual da gestão de aprovisionamento de uma empresa. Isto significa que é vital que as empresas dominem perfeitamente estes processos, de modo a poderem otimizá-los.

Como se otimiza o controlo dos custos de aquisição?

Uma vez calculados os dados acima referidos, as empresas podem otimizar as várias componentes do seu processo de aprovisionamento, tanto em termos de gestão de stocks como de encomendas. Os departamentos de logística podem utilizar processos experimentados e testados (ou novos) e ferramentas tecnológicas para otimizar o controlo dos custos de aquisição e, eventualmente, reduzir os custos decorrentes de práticas ineficientes.

Preparar o terreno

Em primeiro lugar, é necessário escolher o melhor modelo de gestão de aprovisionamento (método de previsão, método Kanban, método just-in-time, método de calendário, etc.), bem como os sistemas informáticos e o software de automatização necessário.

Assim que tiverem esta base sob controlo, podem ativar várias alavancas de otimização para o controlo dos custos de aquisição:

• Evitar o excesso de existências;
• Antecipar as faltas;
• Otimização do espaço de armazenamento;
• Reduzir as existências inativas;

A gestão e a melhoria do desempenho nestes aspetos podem incluir a implementação de novas estratégias, como a gestão de dados relativos a despesas, matérias-primas, gestão de stocks e talvez até a criação de modelos para possíveis economias de escala para um determinado produto ou serviço.

A função de aquisição é responsável pelo custo das encomendas. A este respeito, existem duas alavancas principais de otimização centradas no custo total de propriedade: a racionalização da carteira de fornecedores e a digitalização das transações. Estas caraterísticas podem ajudar a reduzir os custos de aquisição ou ajudar a empresa a otimizar o seu processo de compras e a otimizar a utilização do seu orçamento.

Racionalizar a carteira de fornecedores

Os profissionais de compras e outros compradores podem começar por racionalizar a sua carteira de fornecedores. Isto resulta numa dupla poupança, tanto nos custos de gestão dos fornecedores como nos custos das encomendas.

Esta racionalização pode igualmente contribuir para reduzir o número de encomendas, bem como o número de entregas e as emissões de gases com efeito de estufa que produzem.

Por último, mas não menos importante, uma abordagem como esta ajuda a desenvolver parcerias estratégicas com fornecedores ou distribuidores aprovados; por outras palavras, melhora a gestão dos contratos.

Digitalização das transações

Também é do interesse dos compradores tornar o processo “Procure-to-Pay” da sua empresa sem papel (desde o acesso aos produtos e encomendas até ao pagamento), ou seja, através de software de aquisição. Para além de reduzir os custos administrativos, esta alavanca tem muitas outras vantagens. Acelera o processo transacional, reduz o número de erros e diminui o impacto ambiental da empresa.

Como vê, o cálculo do controlo dos custos de aquisição permite identificar e ativar as alavancas de otimização adequadas, tanto a nível da logística como das aquisições. Isto é algo que só pode ser alcançado com base numa estreita colaboração entre os departamentos da empresa, combinada com a transformação digital dos processos de aquisição. O controlo dos custos de aquisição tem sempre a ver com a rentabilidade e a criação de valor e, por conseguinte, com a sustentabilidade da empresa.