Como gerir e analisar melhor o risco de fornecedores no aprovisionamento?

A situação atual, dominada pela crise sanitária, mas também por uma pressão considerável sobre os fornecimentos, exacerbou a importância de uma boa gestão de riscos de fornecedores no fabrico. Este grande desafio reforça o papel estratégico do departamento de aprovisionamento, ao contribuir para o sucesso e desempenho da empresa. Neste contexto, o objetivo é garantir a segurança dos fornecimentos em todas as circunstâncias, controlando ao mesmo tempo os custos.

Para além de selecionar fornecedores de qualidade e assegurar que os seus contratos são devidamente executados, uma boa gestão de riscos de fornecedores baseia-se, acima de tudo, na previsão. A identificação precoce dos riscos para o seu fornecimento ajuda-o a evitar potenciais roturas de stock, mas também a obter uma melhor compreensão das tensões suscetíveis de afetar o bom funcionamento da cadeia de fornecimento. Por conseguinte, é importante estabelecer um mapa preciso e exaustivo dos riscos de fornecedores, independentemente da sua posição na cadeia de fornecimento.

Criar uma base de dados de fornecedores integrada e segmentada

Em primeiro lugar, a gestão de riscos de fornecedores exige que toda a informação relacionada com o aprovisionamento seja integrada nos sistemas operacionais da empresa, em tempo real.

Este banco de dados altamente estratégico deve ser segmentado em diferentes categorias de risco relacionadas com os seus fornecedores. É a condição para a sua eficácia. Isto inclui riscos financeiros, contratuais, comerciais e técnicos, bem como riscos de RSE (Responsabilidade Social das Empresas) que podem afetar a sua imagem, o seu negócio e o seu desempenho. Além disso, pode haver ameaças geopolíticas, meteorológicas ou climáticas, dependendo do país onde os seus fornecedores estão localizados. Quanto mais precisa for a categorização dos riscos de fornecedores, mais fácil será para os departamentos de aprovisionamento antecipá-los. A sua capacidade de análise preditiva e a gestão operacional do seu fornecimento serão consideravelmente melhoradas. Poderá, assim, desenvolver estratégias alternativas com grande antecedência para ultrapassar quaisquer acontecimentos imprevistos. Claro que, para ser verdadeiramente eficiente, tal base de dados deve ser atualizada regularmente. Por definição, os riscos de fornecedores não constituem dados intangíveis. Variam em função das circunstâncias e devem, por conseguinte, ser atualizados continuamente dentro da empresa.

Promover o intercâmbio e a transparência com os seus fornecedores

Para ser tão fiável como abrangente, um bom mapa dos riscos de fornecedores depende também da qualidade da relação que mantém com eles. Quanto mais esta se basear na confiança e na transparência, melhor será a sua capacidade de fazer previsões. A riqueza do intercâmbio e a qualidade da relação humana continuam a ser essenciais deste ponto de vista. Como sublinha Grégoire Koudrine, Diretor da Cadeia de Fornecimento do Grupo Manutan, o segredo está na sua capacidade de «fazer com que os seus vários intervenientes falem uns com os outros e definam coletivamente o volume de negócios, as vendas e, portanto, as premissas de fornecimento, no interesse de uma melhor gestão do risco».

Criar as condições para a resiliência na empresa

A crise da Covid-19 mostrou como é essencial nos dias de hoje criar cadeias logísticas que sejam simultaneamente resilientes e sustentáveis para a sua empresa. Num estudo dedicado este assunto, a empresa Cap Gemini identificou quatro grandes critérios de resiliência para uma cadeia de fornecimento:

1. Visibilidade ao longo de toda a cadeia de fornecimento;
2. Agilidade e rapidez de reação à mudança (aumento ou diminuição da produção, reconfiguração das redes logísticas, etc.);
3. Diversificação dos fornecedores e dos transportadores;
4. Planeamento de medidas de emergência para melhor antecipar e responder a crises.

Para criar condições favoráveis à resiliência da cadeia de fornecimento, os departamentos de aprovisionamento devem evitar tornar-se dependentes dos seus fornecedores. O aumento do número de parceiros de confiança, bem como a reorientação das cadeias logísticas para mercados mais locais, estão entre as medidas mais importantes a adotar. Outra empresa de consultoria, a McKinsey & Company, realizou um inquérito alargado aos gestores de logística Aparentemente, muitos deles estão agora a planear aumentar o número dos seus fornecedores, a fim de garantir o seu fornecimento, mas também a realizar operações de nearshore, ou seja, deslocalizar uma atividade diretamente para o país de origem ou para um país próximo da empresa. O objetivo é, evidentemente, alcançar ganhos de produtividade, mas também evitar surpresas desagradáveis ligadas a atividades offshore e uma distância geográfica excessiva em relação aos fornecedores.

Promover uma política de aprovisionamento sustentável

A inclusão da RSE no centro da política de compras de uma empresa é também inseparável da gestão de riscos de fornecedores. Poder-se-ia mesmo dizer que a gestão de riscos de fornecedores é um dos principais pilares do aprovisionamento sustentável. Com efeito, nenhuma estratégia de compra sustentável digna desse nome pode existir sem o desenvolvimento de verdadeiros instrumentos de avaliação e prevenção de riscos por parte dos fornecedores. Em agenda: Planos de ação de RSE para fornecedores, métodos de gestão de litígios, prazos de pagamento, etc. No total, 14 indicadores permitem avaliar a dimensão verdadeiramente sustentável da sua política de aprovisionamento e, assim, mais uma vez, a qualidade das relações que mantém com os parceiros responsáveis pelos seus fornecimentos.

Mais uma vez, é necessária vigilância, uma vez que qualquer falha nesta área pode traduzir-se imediatamente em riscos de imagem e desempenho, com impactos financeiros. Por exemplo, basta que um fornecedor seja criticado pela má qualidade da sua gestão, pela falta de fiabilidade dos seus produtos/serviços ou pela inadequação da sua própria abordagem ambiental, e o escândalo poderá manchar igualmente a imagem do contratante. A auditoria sistemática da política de RSE dos seus fornecedores é, sem dúvida, a melhor forma de melhorar a sua gestão de riscos.

Como responsáveis pelos recursos externos da organização, os departamentos de aprovisionamento devem abordar os riscos dos fornecedores que possam ameaçar os negócios da empresa. Para tal, a gestão contínua do mapeamento de riscos, a manutenção de relações de qualidade e a implementação de uma política de aprovisionamento sustentável estão entre as principais alavancas que contribuem para a resiliência e o desempenho da empresa.