5 dicas para se organizar no trabalho antes de ir de férias

A maior parte dos colaboradores anseia pela sua pausa anual. Contudo, para aproveitar ao máximo as férias, é essencial organizar o trabalho e o espaço de trabalho com antecedência. Assim, devemos pensar em como organizar o trabalho? Apoiar as equipas nesta matéria ajuda as pessoas a irem de férias com um bom estado de espírito e melhora a produtividade aquando do regresso. Este artigo apresenta 5 dicas sobre como organizar-se no trabalho antes de ir de férias.

Dica 1: Priorizar

Para saber como organizar o trabalho antes de ir de férias, deve começar por priorizar as tarefas. Mas como proceder a uma boa organização?

A primeira coisa é fazer uma lista de tarefas. Esta lista deve incluir tudo o que tem de ser feito enquanto o colaborador estiver de férias. Assim, trata-se de determinar a urgência de cada uma das tarefas, em função dos objetivos no curto e no longo prazo.

As tarefas que contribuem diretamente para a concretização dos objetivos devem ser consideradas mais importantes do que outras. Qualquer coisa que precise de ser feita imediatamente ou logo que possível é mais urgente do que outras. Em última análise, as tarefas menos urgentes podem ser adiadas até ao regresso do colaborador.

Após estabelecer a importância e a urgência de cada tarefa, é possível priorizá-las. As tarefas mais importantes e urgentes devem, naturalmente, ser abordadas em primeiro lugar. Esta priorização ajudará as pessoas que vão de férias a focar-se em ações essenciais antes das férias. Também reduz o stress associado ao trabalho.

Dica 2: Planeie os prazos e antecipe o seu regresso

No que toca a tirar férias, algumas pessoas preocupam-se com a possibilidade de interromper algo em que estão a trabalhar. A empresa não fica parada durante a sua ausência. Algumas tarefas têm de ser concluídas a tempo para finalizar um projeto. Por isso, é importante planear os prazos com antecedência para o bem-estar dos colaboradores.

Sempre que possível, as tarefas importantes a concluir durante as férias devem ser abordadas antes da saída. Caso contrário, terão de ser adiadas para depois das férias. As ferramentas de planeamento, como os diários eletrónicos partilhados ou o software de gestão de projetos, podem ser úteis para evitar negligenciar algo. Da mesma forma, todos os ficheiros em papel devem ser guardados corretamente e a secretária deve ser limpa antes das férias, para que a pessoa que substitui o colaborador consiga facilmente encontrar o que procura.

Antes de irem de férias, os colaboradores podem atualizar as assinaturas de e-mail para informar sobre durante quanto tempo se ausentarão do escritório, para que todos (parceiros, clientes etc.) fiquem a par.

Gerir este cronograma pode parecer moroso. No entanto, significa que os colaboradores podem regressar ao trabalho sabendo quais as tarefas que devem ser resolvidas, trabalhando com a máxima eficiência assim que regressam. Vão ter um estado de espírito mais calmo e vão gerir melhor o tempo e a carga de trabalho, o que terá um impacto positivo na satisfação e no sentido de realização.

Dica 3: Comunique com os seus colegas

A comunicação é essencial para organizar o seu trabalho antes de tirar férias. Falar com os colegas significa que tudo pode ser tratado e que lhes pode ser comunicado o que é importante relativamente aos ficheiros atuais e ao trabalho pendente. A comunicação ajuda a evitar mal-entendidos e a antecipar potenciais problemas.

Os colaboradores sabem que tudo correrá bem durante a sua ausência. Além de saber quando uma pessoa vai tirar férias, a pessoa que a substitui também deve ter toda a informação necessária para dar continuidade ao trabalho. Esta interação entre colegas melhorará a relação e a colaboração na equipa.

Um planeador na parede é muitas vezes uma boa ideia para que todos os colaboradores possam ver quando os colegas vão estar ausentes. Este tipo de exposição num cartaz é um guia visual muito útil. Da mesma forma, um quadro branco acessível a todos e onde notas coloridas reposicionáveis possam ser colocadas ajuda a que as prioridades sejam comunicadas de forma conveniente e eficaz.

Por fim, adotar técnicas de organização do espaço de trabalho, como um layout flexível do escritório ou a introdução do coworking, incentiva as equipas a trabalharem juntas – uma abordagem que pode ser muito útil mais tarde, ao delegar o trabalho antes das férias.

Dica 4: Garanta uma transferência sem complicações

Às vezes, é essencial que alguém assuma a responsabilidade por determinados ficheiros quando um colaborador está ausente. 

Para isso, uma reunião de transferência pode ser organizada com qualquer pessoa que substitua o colaborador, revendo o seguinte:

• projetos em curso,
• trabalhos em curso,
• tarefas cuja conclusão é essencial durante a ausência.

Esta discussão em grupo pode ser seguida de instruções pormenorizadas, por escrito, para cada ação. Os colaboradores devem partilhar contactos importantes com os colegas. Isso ajuda a encontrar a informação necessária.

Por último, as vantagens da organização de uma reunião de seguimento no regresso ao trabalho não devem ser ignoradas. Esta discussão permitirá analisar o que foi feito durante a ausência. Também significa que poderá ser recolhida informação relativa ao que foi alcançado. Isto permite uma transferência sem complicações, garantindo simultaneamente que o trabalho foi realizado de forma adequada.

Dica 5: Atualize os documentos de trabalho

Organizar-se no trabalho também envolve a atualização constante de todos os documentos importantes, incluindo:

• relatórios de atividades,
• registos de reuniões,
• folhas de cálculo,
• bases de dados,

Alguém pode voluntariar-se para manter estes documentos atualizados enquanto o colega está ausente. Assim, poderá regressar ao trabalho num estado de espírito calmo, sabendo que apenas terá de consultar estes relatórios para se atualizar sobre o que aconteceu durante a sua ausência. Manter tudo atualizado também garante que o trabalho não é interrompido.

A pessoa que atualiza os documentos pode ter formação nas especificações dos projetos em que o colega que tira férias está a trabalhar. Deve ser capaz de responder às perguntas dos colegas, se necessário. Se utilizarem ferramentas de colaboração online, é importante que considerem partilhar o acesso aos ficheiros com a pessoa que substituem.

Porquê organizar o trabalho antes de ir de férias? Como pode ver, é essencial organizar cada tarefa corretamente antes de ir de férias. Significa que os colaboradores podem desligar-se e recuperar totalmente durante as férias. É claro que isto tem um impacto na produtividade e na saúde mental. Por isso, é importante que esta preparação seja devidamente planeada, para que as pessoas possam ir de férias com um bom estado de espírito – especialmente porque tal encorajará uma experiência positiva e agradável para todos na empresa.

Quer ajudar os seus colaboradores a prepararem-se para as férias? As 5 dicas apresentadas neste artigo ajudá-lo-ão numa organização eficaz. Para saber mais sobre como organizar o trabalho, descarregue o nosso livro branco sobre o «Bem-estar no trabalho».