5 motivos para aderir às soluções de e-procurement

De acordo com o nosso último estudo sobre a digitalização dos processos de compra nas empresas, 25% das empresas passaram a utilizar soluções de e-procurement. A Wax Digital realizou recentemente um inquérito junto de 200 profissionais de compras para compreender a forma como estas soluções podem beneficiar a sua empresa. Apresentamos aqui as cinco principais vantagens identificadas.

1. Eliminação de processos morosos e laboriosos

Por exemplo, a faturação de fornecedores é muitas vezes considerada uma tarefa penosa para os serviços financeiros. Mais de dois terços das faturas são entregues através de métodos “manuais”, como a entrega em mão ou o envio por fax ou correio postal. Além disso, o pessoal envolvido nessa tarefa dedica cerca de um terço do seu horário de trabalho a processar faturas, sem contar com o tempo necessário para corrigir eventuais erros, que pode prolongar ainda mais o processo de faturação.

44% dos inquiridos afirmam, deste modo, utilizar sistemas de e-procurement para automatizar essas tarefas e evitar a necessidade de introduzir dados manualmente.

2. Seleção de novos fornecedores

Seja através de procedimentos de concurso online ou de sistemas de licitação, o e-sourcing oferece muitas vantagens em termos de negociações com fornecedores, como um menor consumo de papel, a redução dos tempos de processamento e dos riscos associados aos fornecedores, assim como a criação de um maior valor acrescentado.

43% dos inquiridos consideram que as soluções de e-sourcing poupam tempo e reduzem os riscos na seleção de novos fornecedores.

3. Identificação de áreas de melhoria

O e-procurement permite obter uma visão clara das despesas da empresa, incluindo dados detalhados sobre quem emite os pedidos, e sobre o processo de compra. Os departamentos de compras conseguem compreender melhor as necessidades de compras atuais e futuras da sua empresa e podem, deste modo, identificar oportunidades futuras ou potenciais poupanças. Por exemplo, é ao executar esse tipo de análise que, muitas das vezes, os departamentos de compras ficam a conhecer o número de compras não programadas ou ad hoc realizadas na sua empresa.

40% dos inquiridos confiam no e-procurement para obter uma melhor visão das despesas da empresa e melhorar as suas estratégias.

4. Redução dos prazos de encomenda e de entrega

Tanto os utilizadores como as suas chefias passam a ter acesso direto ao sistema de e-procurement para efetuar e aprovar pedidos de compra. Acabam-se, deste modo, os tempos de inatividade ou o tempo necessário para gerir e arquivar documentos em papel.

40% dos inquiridos utilizam os sistemas de e-procurement para acelerar os processos de encomenda e entrega, graças, nomeadamente, à automatização dos pedidos de validação.

5. Maior visibilidade das despesas

Esta vantagem surge na sequência da terceira vantagem acima indicada: o e-procurement oferece, em tempo real, uma maior visibilidade e um melhor controlo das despesas da empresa.

Graças ao e-procurement, 40% dos inquiridos afirmam ter mais controlo sobre as despesas realizadas em toda a empresa e poder, deste modo, gerir o seu orçamento e fluxo de caixa de uma forma mais precisa.

Por último, o e-procurement permite centralizar e automatizar as interações entre as diferentes partes intervenientes no processo de compra (a empresa, os clientes internos, os fornecedores, etc.), tornando estes processos mais rápidos e eficientes. Os departamentos de compras têm uma visão clara das vantagens proporcionadas por esta solução. Alguns privilegiam a questão dos custos(controlo e otimização dos custos), enquanto outros se concentram mais nos processos (seleção de fornecedores, faturação, etc.). E quanto a si, quais são os fatores que o motivariam a aderir ao e-procurement?