Nos últimos anos, os departamentos de compras indiretas têm desempenhado um papel crucial nas grandes empresas. O campo está a sofrer mudanças significativas, com as empresas a reconhecerem cada vez mais o potencial de poupança que pode ser feita através destas compras não estratégicas frequentemente subvalorizadas. No entanto, com um número crescente de categorias e a cadeia de abastecimento a gerir, alcançar estas poupanças não é tarefa fácil para os gestores de compras indiretas. O papel deste profissional de compras é o de acabar com os gastos desnecessários em toda a empresa e reforçar os laços com os seus muitos intervenientes. Para melhor compreender o papel do gestor de compras indiretas, esta descrição de funções resume os seus objetivos, estratégias e competências.

O que são compras indiretas?

As compras indiretas desempenham um papel fundamental no bom funcionamento das empresas. Pode envolver produtos, materiais ou consumíveis que são essenciais para as operações comerciais.Este tipo de compras difere das compras diretas, conhecidas como compras de «produção» ou «estratégicas».

Um aspeto há muito negligenciado, o aprovisionamento indireto assume agora um papel estratégico. A gestão das despesas e a redução dos custos indiretos relacionados com esta categoria de aprovisionamento são estratégias-chave para melhorar as margens e adaptar a estrutura de custos de uma empresa ao clima empresarial.

Com isto em mente, as empresas começaram a reorganizar os seus departamentos de compras. Contudo, a importância atribuída ao compras indiretas varia muito. Embora ainda considerado de baixa prioridade em alguns casos, está a tornar-se cada vez mais o foco das medidas de otimização, com algumas empresas a seguirem as mesmas abordagens para esta categoria que seguem para o aprovisionamento estratégico.

O que são compras indiretas?

O cargo de gestor de compras indiretas engloba muitos papéis, combinando cinco objetivos principais, todos eles inerentes ao aprovisionamento, mas que exigem uma estratégia específica:

Redução de custos

Como poupar dinheiro é fundamental na função que desempenham, os gestores de compras indiretas concentram-se em particular no Custo Total de Propriedade das suas compras, em garantir que os contratos são devidamente executados e na eliminação de gastos desnecessários

Promoção da inovação e da transformação empresarial

Digitalizar o campo e os seus processos é uma prioridade máxima. A utilização de uma solução eficaz de aprovisionamento eletrónico permite aos gestores de compradas indiretas ultrapassar algumas das dificuldades que enfrentam, tais como ter uma carga de gestão demasiado grande ou a falta de visibilidade em relação às despesas. No entanto, devem também apoiar o responsável pelo aprovisionamento na adoção destas ferramentas. Os gestores de compras indiretas também desempenham o papel de motores da inovação, particularmente através das suas relações com fornecedores. Monitorizam e aconselham soluções inovadoras para satisfazer as necessidades dos seus clientes internos.

Cultivar uma rede eficaz

Os gestores de compras indiretas devem posicionar-se como parceiros-chave para as suas partes interessadas. Precisam de envolver os clientes internos, desenvolvendo ao mesmo tempo as suas relações com os fornecedores, com o objetivo de estabelecer parcerias a longo prazo.

Contribuir para a RSE

A Responsabilidade Social das Empresas tornou-se um diferenciador fundamental em todos os aspetos do negócio, tanto para clientes como para parceiros. Os gestores de compras indiretas têm, portanto, um papel fundamental a desempenhar, particularmente a nível europeu, através do Made in Europe. Este compromisso de menor escala reduz os custos, ao mesmo tempo que promove o emprego e a economia a nível local. Um dos seus objetivos é, portanto, integrar certos critérios de RSE na sua política de aprovisionamento e alinhar estes critérios com os objetivos empresariais.

Gestão de riscos

Os gestores de compras indiretas têm de adaptar-se a um ambiente regulador cada vez mais restritivo. Os riscos dos fornecedores são ainda mais acentuados quando se gere uma carteira grande e várias transações. Para gerir estes riscos, os gestores de compras indiretas devem trabalhar em estreita colaboração com o departamento jurídico e permanecer vigilantes acerca dos riscos de fornecedores ao longo de todo o período de vigência do contrato. A colaboração é parte integrante das funções, uma vez que os gestores de compras indiretas interagem com uma grande rede, incluindo departamentos comerciais, gestão geral e fornecedores. Não é por acaso que os gestores de compras indiretas são agora apelidados de «parceiros de negócios»!

Como é que me torno um gestor de compras indiretas?

As equipas de aprovisionamento indireto gerem uma grande variedade de categorias de produtos, fornecedores e clientes internos. Esta é também uma das principais características que distinguem esta função das compras estratégicas: interage com um grande número de intervenientes. Embora certas competências permaneçam inerentes ao mundo do aprovisionamento (negociação, por exemplo), os gestores de compras indiretas devem desenvolver conhecimentos específicos e competências interpessoais para terem êxito nos seus objetivos.

Estudos de recrutamento para um cargo de gestor de compras indiretas

Antes de se candidatarem a ofertas de emprego para um cargo de gestor de compras indiretas, os candidatos geralmente concluíram os seus estudos numa escola de negócios. Durante a fase de recrutamento, podem fazer referência aos seus conhecimentos de gestão de aprovisionamento indireto adquirido durante a realização de projetos. A experiência nos negócios como gestor de compras de produção autodidata também pode ser vantajosa para ajudar a garantir o emprego e a negociar o salário

Know-how: pontos fortes e fracos

Na ProcureCon Indirect Europe em 2019, os gestores de compras indiretas fizeram um balanço das suas competências. Embora sentissem que tinham dominado a logística e a gestão das suas categorias de produtos e dos seus fornecedores, sentiam, no entanto, que tinham margem para melhorar a gestão dos intervenientes e o aprovisionamento sustentável e responsável. Quanto à gestão de riscos, os resultados foram ambíguos, muito provavelmente porque o ambiente regulador e os riscos estão em constante mudança, exigindo uma vigilância constante.

Competências interpessoais: o essencial

As competências interpessoais, na intersecção entre a inteligência emocional e social, são, sem dúvida, os pré-requisitos da função de compras indiretas, juntamente com três palavras-chave.

1. Conhecimento

Francis Bacon disse que o conhecimento é em si mesmo poder.

Esta citação aplica-se perfeitamente ao mundo do aprovisionamento. A fim de satisfazer as necessidades dos seus clientes internos, os gestores de compras indiretas devem ter um conhecimento profundo da sua empresa, departamentos comerciais, funcionários e as suas necessidades, e muito mais. Para trazer valor acrescentado, devem também estar atentos ao seu ambiente, fornecedores, e inovações para criar oportunidades. A sua relação com os funcionários desenvolve-se ao longo do tempo para melhorar a eficácia das suas ações.

Qualidades comportamentais: curiosidade e adaptabilidade

2. Comunicação

Para forjar ligações com os seus intervenientes, os gestores de compras indiretas devem ser capazes de traduzir a informação essencial que possuem (despesas, riscos, etc.) para uma linguagem acessível e facilmente compreendida por todos. O desafio consiste em lidar com uma grande variedade de parceiros: utilizadores e decisores, de diferentes culturas e níveis hierárquicos! Qualidades comportamentais: escuta ativa, empatia e transparência.

3. Colaboração

Ouvir, discutir e refletir com os intervenientes é essencial para construir relações de confiança, obter o apoio da sua rede e assim criar valor. Imagine mudar os meios informáticos ou o software amplamente utilizado na empresa (como o sistema de correio eletrónico) sem consultar as equipas de informática ou mesmo os utilizadores finais! Tal abordagem estaria destinada ao falhanço.
Qualidades comportamentais: competências pessoais, liderança, diplomacia e ensino
Estas competências transversais estão a tornar-se cada vez mais uma parte integrante dos programas de formação. Gordon Crichton, Diretor do MAI (Management of International Purchasing and Innovation) concorda: «Na medida em que a função de aprovisionamento está cada vez mais integrada a montante para fazer parte do “panorama geral” juntamente com I&D ou marketing, o desenvolvimento de competências relacionais é a chave para o sucesso dos projetos».
Atuando como uma espécie de mediador e influenciador na sua rede, os gestores de compras indiretas estão a tornar-se verdadeiros «parceiros de negócios». Como Nathalie Merminod, Professora Catedrática do IAE (Institut d’Administration des Entreprises) em Grenoble, relembra no seu artigo «New roles and skills profiles of buyers»: «O sucesso ou mesmo o desempenho do aprovisionamento depende da sua capacidade de gerir as relações». Nas compras indiretas, chegou o momento de colaborar!