Melhore a sua seleção de produtos e o seu uso para otimizar gastos

Ao contrário dos grandes e médios gastos, a gestão dos gastos de cauda longa “long tail spend” é menos estruturada. Isto pode ser visto nas fases iniciais do ciclo de vida da aquisição, logo a partir da identificação das necessidades internas do cliente. As despesas de cauda longa nem sempre fazem parte de um processo específico ou de especificações detalhadas. No entanto, especificar formalmente as suas expectativas é um passo essencial para otimizar a seleção de produtos e fazer economias diretas que devem ser uma parte importante do seu orçamento de compras.

Conhecer as suas necessidades reais para uma melhor aquisição

Os empregados raramente têm o apoio disponível nas empresas para os ajudar nas suas despesas de cauda longa, tais como especificações, por exemplo. Por isso, escolhem livremente os seus produtos, como fariam para as suas compras pessoais, influenciados pelos seus hábitos de consumo, o que sentem, as suas crenças pessoais, etc.

 Long tail spend

De acordo com a lei de Pareto, também conhecida como lei 80-20, as despesas de cauda longa (long tail spend) representam apenas 5% dos orçamentos de compras das empresas, mas nas suas próprias contas representam pelo menos 50% do número total de segmentos de compras. Muitas vezes considerada erroneamente como não estratégica, esta categoria de aquisições ainda não é totalmente monitorizada ou gerida nas empresas. No entanto, é aqui que reside a maior parte dos custos ocultos.

Na maioria dos casos, isto significa que os clientes internos compram produtos topo de gama, ou seja, produtos de alta qualidade de uma marca com uma certa reputação, a um preço elevado. Quando se trata de despesas de cauda longa, as empresas procuram produtos de topo de gama em mais de um terço dos casos. Dependendo da utilização do produto, isto pode ser justificado para obter uma garantia ou para garantir o tempo de vida de um produto e serviço, por exemplo. No entanto, os outros níveis da gama (nível básico, médio e marca privada), que são mais económicos e/ou oferecem uma melhor relação qualidade/preço, são por vezes uma escolha mais adequada.

Finalmente, esta propensão para comprar produtos de gama alta faz parte de um fenómeno quase tão invisível como dispendioso, um fenómeno chamado de excesso de qualidade. Se se quiser livrar deste mau hábito, é preciso analisar e especificar formalmente o que os clientes internos realmente querem. Isto significa que se pode adaptar o nível de gama à necessidade funcional, sem qualquer preconceito cognitivo, e escolher um produto da qualidade certa ao preço de mercado certo.

Análise dos diferentes níveis de alcance

Existem geralmente três níveis de gama principais: nível básico, médio e topo de gama. Cada um é posicionado de acordo com as suas próprias características em termos de preço e qualidade:

• High-end: produtos de alta qualidade, de preço elevado, muitas vezes com muitas características.
• Mid-range: produtos com uma boa relação qualidade/preço e que vendem em média 10% menos do que os artigos de gama alta.
• Entry-level: produtos que satisfazem as necessidades primárias básicas, vendendo em média menos 20% do que os artigos de gama alta.

A par destes três níveis de gama diferentes, existem também produtos de marca própria. Estes podem ser considerados como verdadeiras alternativas às marcas de topo de gama porque são frequentemente produtos de qualidade equivalente, mas cujo preço de venda é em média 15% mais baixo. Estas vantagens de preço são alcançadas através da grande redução dos custos de marketing em comparação com outras marcas.

Estas diferenças de preços, combinadas com o grande volume de transações representado por despesas de cauda longa, sublinham a importância de otimizar quais os produtos que seleciona para que possa obter poupanças substanciais para o seu negócio.

Otimize a sua seleção de produtos utilizando parcerias

Já existe uma estratégia muito eficaz com um rápido retorno do investimento para contrariar este fenómeno de excesso de qualidade e reduzir os custos gerados por este problema generalizado. Isto consiste em otimizar a seleção e o consumo dos produtos através da compra por terceiros. Uma vez que os departamentos de compras muitas vezes não dispõem nem do tempo nem dos recursos necessários para iniciarem eles próprios esta abordagem, optam frequentemente por externalizar este serviço a um fornecedor parceiro.

Apoiado pela sua perícia em produtos e oferta extremamente ampla em termos de gastos de cauda longa, este fornecedor parceiro pode então:

• Recomendar uma lista de produtos que se adaptem às necessidades reais dos empregados, com base naquilo para que serão utilizados.
• Implementar os planos de ação necessários para ajudar os empregados a escolher sabiamente ferramentas que sejam simultaneamente informativas e educativas, tais como campanhas de marketing (campanhas de correio eletrónico), sugestões automáticas de produtos alternativos a um custo mais baixo (down-selling), etc.
• Enviar informação sobre poupanças reais e potenciais para aumentar a sensibilização e enfatizar a rentabilidade desta abordagem para as várias pessoas envolvidas.

A estratégia de emparelhar a liderança do departamento de compras com a perícia do fornecedor parceiro permite aos clientes internos selecionar melhor os produtos, promove um consumo sensato e, assim, reduz as despesas. Especialmente porque estas poupanças aparecem diretamente na demonstração de resultados da empresa, o que significa que o orçamento obtido pode ser reafectado a projetos de desenvolvimento estruturantes.

Por último, mas não menos importante, esta abordagem abre o caminho para a otimização geral dos gastos de cauda longa. Tal estratégia, baseada na redução do desperdício numa abordagem específica da filosofia Lean, pode ser implementada para todos os custos ao longo de todo o ciclo de vida da produção, utilizando a abordagem TCO. Após terem racionalizado a sua carteira de fornecedores e otimizado a sua seleção de produtos, as empresas também considerariam muito benéfico acelerar a sua conversão para transações sem papel ou melhorar a sua implementação de acordos-quadro com os seus fornecedores.

Total Cost of Ownership

O TCO (Total Cost of Ownership) analisa o custo real envolvido na aquisição de um produto ou serviço a um determinado fornecedor acima e para além do simples preço de compra. Isto cobre, por exemplo, o custo de transporte, manutenção, operação, não conformidade, retirada, etc.