Metodologia 5S: o que é e como aplicar na sua empresa

Conceito dos 5S

A Metodologia 5S, desenvolvida no Japão, consiste num método que visa o aumento da eficiência através de uma uma melhor organização dos espaços de trabalho.

Esta metodologia assenta numa lista de cinco palavras japonesas que descrevem a forma como as empresas podem melhorar a sua organização, através da identificação e arrumação de itens já usados, da manutenção do espaço e da sustentação da nova ordem que é gerada. 

Para tal, é essencial percebermos o significado e o conceito inerente a cada uma das palavras que compõem o método:

Seiri: Utilização

• Distinguir tudo aquilo que é necessário do que já não é, removendo do local todos os itens considerados desnecessários.
• Com isso, o tempo perdido à procura de um item é diminuído pela redução do número de itens. Os processos de inspeção simplificam-se e o espaço disponível aumenta, além da segurança, que beneficia da eliminação de obstáculos.

Seiton: Organização

• Assegurar que todos os itens necessários estão no seu lugar ótimo para maximizar a sua função no local de trabalho.
• Tornar o fluxo de trabalho simples.

Seiso: Limpeza

• Limpeza e inspeção do local de trabalho, ferramentas e maquinaria de uma forma regular.
• Pretende-se aumentar a eficiência do processo produtivo e da segurança, prevenir erros e defeitos que atrasam o processo, mantendo o local de trabalho um sítio limpo e agradável para se trabalhar.

Seiketsu: Padronização

• Consiste na estandardização dos processos usados para gerir, organizar e limpar o local de trabalho.
• Estabilizar procedimentos e rotinas para assegurar as práticas dos primeiros 3S

Shitsuke: Auto-Disciplina

• Garantir que todos os trabalhadores são capazes de colaborar na implementação da metodologia através da sua própria disciplina.
• Para facilitar, podem ser organizadas sessões de treino, bem como auditorias regulares para assegurar que os procedimentos definidos foram de facto implementados e estão a ser respeitados pelos intervenientes.

Como deve proceder?

Para que possa implementar a metodologia dos 5S na sua empresa da forma mais eficiente, deve respeitar criteriosamente a ordem do método.

Para começar a fazer a separação dos seus itens, verifique todos os itens num determinado local e avalie se a presença deles no local é útil ou não. Remova itens desnecessários o mais rápido possível. Coloque aqueles que não podem ser removidos imediatamente numa “área vermelha”, para que sejam fáceis de remover mais tarde.

No segundo passo do método, o Seiton, organize as estações de trabalho de forma que todas as ferramentas e equipamentos estejam próximos, num local de fácil acesso e numa ordem lógica adaptada ao trabalho realizado. Situe os componentes de acordo com a sua utilização, com os componentes frequentemente usados mais próximos do local de trabalho.

Facilite a localização e a recolha de itens necessários. Atribua locais fixos para os itens. Use rótulos, marcas ou dicas claras para que os itens sejam fáceis de retornar ao local correto e para que seja fácil identificar alguns possíveis itens ausentes.

No terceiro passo, deve assegurar que a frequência de limpeza do seu local e dos seus equipamentos é elevada, ou seja, caso não seja diária, assegure que existe um intervalo adequado de limpeza.

Depois dos três primeiros S, é tempo de abordar o quarto S da metodologia: a padronização dos processos. Desenvolva uma estrutura de trabalho que sirva como base às novas práticas e faça parte da nova rotina diária. Garanta que todos se encontram cientes das suas responsabilidades nos processos de classificação, organização e limpeza. Utilize fotos e controlos visuais.

No quinto e último S, o objetivo geral consiste em assegurar que a abordagem 5S está a ser respeitada. Como sugestões, poderá organizar sessões de treino com os seus colaboradores e agendar auditorias regulares para se certificar de que todos os padrões e normas definidas foram de facto implementadas na prática e estão a ser seguidos. Quando se deparar com um problema, identifique a sua causa e implemente as mudanças necessárias para evitar a recorrência.

O seguimento de cada passo deve ser constante na sua rotina diária. Isto fará com que consiga identificar aquilo que pode ser melhorado e aprender com os erros que eventualmente acontecerão.