Novos Espaços de Escritório: Como podem evoluir face aos novos métodos de trabalho?

Os escritórios flexíveis, o trabalho remoto e os espaços de coworking estão a transformar a forma como os locais de trabalho são tradicionalmente utilizados. Nos últimos anos, os hábitos laborais evoluíram significativamente, levando cada vez mais empresas a adotar novas formas de organização do trabalho.

Com a possibilidade de trabalhar a partir de casa ou de um espaço de coworking, a necessidade de um escritório fixo está a ser redefinida. Para muitas organizações, a crise sanitária da Covid-19 acelerou essa transição, forçando uma rápida adaptação a modelos mais flexíveis.

Neste novo cenário, surge uma questão crucial: se já não é necessário estar todos os dias no escritório, que novas funções podem estes espaços assumir? As empresas estão a reinventar os seus ambientes de trabalho, criando espaços mais colaborativos, estimulantes e adaptáveis às novas necessidades dos seus colaboradores. O futuro dos escritórios passa, assim, por um modelo mais dinâmico, onde a interação, a criatividade e a flexibilidade assumem um papel central.

De um local de trabalho a um local de reuniões e de intercâmbio

Graças ao trabalho remoto e às ferramentas de colaboração, o espaço de trabalho está a tornar-se mais virtual. Estudos indicam que o trabalho remoto pode aumentar tanto a produtividade como o empenho dos colaboradores. O conceito de um posto de trabalho fixo nas instalações da empresa está a perder relevância, dando lugar ao crescimento dos escritórios flexíveis.

Apesar destas mudanças, uma das funções essenciais do espaço físico de trabalho mantém-se: ser um local de socialização, reunião e intercâmbio. Os escritórios estão a transformar-se em centros de colaboração, onde os colaboradores se encontram, participam em reuniões estratégicas e  apresentações importantes. 

Mais do que nunca, o escritório assume-se como um símbolo da cultura organizacional, promovendo coesão social e um forte sentimento de pertença. Também desempenha um papel fundamental na receção de clientes e parceiros, tornando-se uma verdadeira montra da empresa. Assim, é essencial que os escritórios sejam projetados para serem espaços acolhedores, flexíveis e multifuncionais, incentivando os colaboradores a trabalhar num ambiente moderno e dinâmico. 

Na era dos escritórios flexíveis e do trabalho remoto, a configuração tradicional dos espaços de trabalho está a ser repensada. O conceito de espaço aberto dá lugar a ambientes diversificados, incluindo salas de receção, salas de reuniões, cafetarias, áreas de concentração e até espaços de relaxamento para pausas entre períodos produtivos. Estas novas utilizações dos escritórios refletem a evolução das necessidades das empresas e dos seus colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho mais equilibrado e inovador.

Repensar a conceção dos escritórios para melhorar o espaço de trabalho

Embora o trabalho remoto e o trabalho a partir de casa sejam populares, muitas empresas estão a considerar cada vez mais os escritórios flexíveis ou o trabalho híbrido como uma solução futura.

De acordo com o relatório da Workthere, em julho de 2022, a repartição da utilização dos escritórios pelas empresas europeias é a seguinte

• 1 dia por semana: 0%;
• 2 dias por semana: 4%;
• 3 dias por semana: 37%;
• 4 dias por semana: 33%;
• 5 dias por semana: 27%.

Segundo o mesmo relatório, a utilização média do espaço de escritório pelos colaboradores é de cerca de 66%.

Com menos colaboradores no local, já não é necessário reservar uma secretária por pessoa. O espaço assim poupado permite criar ambientes mais adaptados às necessidades atuais, que incluem a valorização da vida social no trabalho.

Quais são os novos espaços de trabalho?

Com base nas novas necessidades dos colaboradores, estão a ser desenvolvidas e aperfeiçoadas soluções para a transformação do local de trabalho. O objetivo é criar espaços de intercâmbio e de reunião.

Os espaços de trabalho do futuro serão uma mistura de diferentes zonas para que cada colaborador possa encontrar o local ideal de acordo com as suas necessidades no momento: discussão, criação, concentração…

Hot desks ou escritórios flexíveis

O espaço de escritório tal como o conhecemos está a mudar. Os colaboradores já não têm um lugar fixo. Também conhecido como hot-desking, o conceito de escritório flexível está a ganhar força. O princípio é simples: os postos de trabalho são ocupados por pessoas diferentes em alturas diferentes. Para além de reduzir a quantidade de espaço necessário (e, por conseguinte, reduzir os custos), isto permite que os colaboradores escolham o seu espaço de acordo com as pessoas com quem precisam de trabalhar, aumentando assim a agilidade.

Espaços de cooperação

As salas de reunião não vão desaparecer. Apenas precisam de ser atualizadas. Nos novos espaços de trabalho, alternam-se grandes salas para acolher todo o pessoal assim como espaços mais pequenos. Estes são particularmente adequados para trabalhos de projeto, brainstorming em pequenos grupos, bem como para reuniões mais confidenciais. 

Salas de descanso

O tempo que os colaboradores passam no trabalho é importante. As pausas não devem ser descuradas. Fazer pausas adequadas pode ajudar as pessoas a recarregarem as baterias e, assim, serem mais eficientes. As salas de descanso são também locais que reforçam as ligações sociais e desenvolvem a criatividade. São uma representação perfeita da noção de bem-estar no trabalho.

Flexibilidade no trabalho

A criação de novos espaços na empresa está ligada à possibilidade de trabalhar fora do escritório, seja a partir de casa, de um espaço de coworking ou mesmo num terceiro local. A combinação entre o trabalho nas instalações da empresa e o teletrabalho parece ser a melhor combinação, nomeadamente para reduzir os riscos associados ao trabalho sedentário.

Graças às novas tecnologias, tudo isto é possível. Há vantagens tanto para o colaborador como para a empresa:

• Redução de custos (menos espaço necessário para acomodar as equipas, menos custos de transporte);
• Redução da pegada de carbono (menos deslocações);
• Aumento da produtividade (maior bem-estar, motivação e menos cansaço).

À medida que as empresas continuam a evoluir e a adaptar-se, os escritórios do futuro serão cada vez mais centrados na colaboração, na flexibilidade e no bem-estar dos colaboradores, tornando-se verdadeiros hubs de inovação e criatividade.