O que é o e-procurement?

O e-procurement, ou aprovisionamento eletrónico, tem por objetivo desmaterializar as transações comerciais entre as empresas e os seus fornecedores através de soluções digitais, a fim de otimizar o processo de compra.

Neste artigo, encontrará as respostas a todas as suas perguntas sobre e-procurement:

• Qual é a definição de e-procurement?
• A quem se destina o e-procurement?
• Como funciona o e-procurement?
• As quatro vantagens do e-procurement

Qual é a definição de e-procurement?

O prefixo “e” do termo “e-procurement” significa “eletrónico” e a palavra “procurement” significa “aprovisionamento” ou “compras”. São muitos os termos utilizados para nos referirmos ao mesmo conceito: aprovisionamento online, compras eletrónicas, soluções de aprovisionamento eletrónico, etc.

Vários ministérios da cultura definem o e-procurement como “a gestão centralizada das compras e do aprovisionamento de uma empresa através de uma plataforma eletrónica” 

Importa realçar que o e-procurement só é apropriado para processos de compra entre empresas, ou seja, para o setor Business-to-Business (B2B). Não contempla o sector Business-to-Customer (B2C) que apenas inclui compras pessoais e pontuais.

As plataformas digitais, que alojam os sistemas de e-procurement, desmaterializam o procedimento de compra em todo ou parte do processo de Procure-to-Pay (P2P), que inclui três fases principais:

• A seleção de produtos
• A emissão de pedidos
• A gestão das faturas e o pagamento

Note-se que existe uma diferença entre e-procurement e e-sourcing, que abrange o processo de Source-to-Contract (S2C) [1].

O e-procurement comporta três etapas principais, que são específicas do processo Procure-to-Pay:

1. A seleção de produtos

As empresas acedem a uma plataforma específica, que pode assumir a forma de catálogo online, de sistema Punch-Out[2], de sítio Web de comércio a retalho B2B, etc. e, eventualmente, estar alojada num mercado online. Ficam então com acesso a toda uma gama de produtos de um fornecedor, incluindo às condições contratuais (produtos selecionados, descontos, etc.).

Selecionam os seus produtos e enviam o seu pedido de compra com um simples clique. O pedido de compra é então introduzido no sistema de compras e segue o circuito de validação predefinido.

2. A emissão de pedidos

Uma vez confirmado, o pedido de compra transforma-se numa encomenda. A encomenda é enviada automaticamente ao fornecedor sob a forma de documento eletrónico ou através de um mercado online. O fornecedor prepara imediatamente os produtos para entrega.

3. Receção da fatura

A fatura também pode ser desmaterializada: as empresas recebem a fatura, certificada por um terceiro de confiança, em ficheiro PDF ou documento eletrónico, que aceita automaticamente a encomenda e aciona o pagamento.

As quatro vantagens do e-procurement

Como já deve ter entendido, o e-procurement permite-lhe centralizar e automatizar as interações entre os diferentes intervenientes no processo (utilizadores finais, departamento de compras, fornecedores, etc.) para, em última instância, otimizar o processo de compra, incluindo a gestão e a estratégia de compra. Existem quatro benefícios importantes a registar:

1. Poupança financeira

Os custos de uma transação convencional ascendem, em média, a 82£ (95€) e os custos de uma transação 100% digital (desde a seleção do produto até ao pagamento) são inferiores a 16£ (19€)[3]. Esta diferença deve-se, em particular, a uma redução dos custos de mão de obra, uma vez que o processo é totalmente automatizado. Quanto ao número de encomendas, incluindo nas compras indiretas, os ganhos financeiros são significativos.

2. Eliminação de processos com baixo valor acrescentado

A eliminação de tarefas administrativas e manuais permite às equipas melhorarem o ritmo e a eficiência do seu trabalho, reduzindo a taxa de erro em 30% a 50%, em média[4]. O envio dos pedidos de compra, o pedido de validação, a aceitação da encomenda e da fatura, etc., são todos eles processos que passaram a ser automatizados. As equipas podem, deste modo, concentrar-se em tarefas com maior valor acrescentado.

3. Redução dos prazos de entrega

Seja para formalizar pedidos ou confirmar encomendas, o processo torna-se mais simples e transparente para as empresas. Deixa de haver tempos de espera, envios de lembretes ou documentos administrativos a processar e arquivar, o que permite poupar um tempo considerável no processo de compras. Além disso, ao converter diretamente o pedido de compra em ordem de preparação da encomenda no lado do fornecedor, os prazos de entrega às empresas passam a ser mais curtos.

4. Maior controlo das despesas

O e-procurement permite às empresas terem uma visão clara e em tempo real das suas despesas (emissão dos pedidos de compra, processo de compras, etc.) através de um sistema de reporte. As empresas conseguem ter, assim, um maior controlo das suas despesas, gerir o seu orçamento de forma mais precisa e melhorar a sua estratégia, através da identificação de áreas de melhoria.

[1] E-sourcing: O objetivo do e-sourcing é desmaterializar o processo Source-to-Contract, nomeadamente, identificar e selecionar fornecedores, através de soluções digitais.

[2] Punch-Out: É uma espécie de catálogo eletrónico que funciona de forma integrada num sistema de e-procurement e que permite às empresas acederem a uma gama de produtos negociados e atualizados dos seus fornecedores.

[3]  APECA (Association des professionnels européens de la carte d’achat – Associação dos profissionais europeus utilizadores do cartão de compras)

[4] Manutan