Sistema de compras: 3 lições do teletrabalho

A função de compras online não descobre o teletrabalho. De facto, o que é novo no contexto do Covid-19 para o sistema de compras é que o teletrabalho é todos os dias e para todos. 

Contudo, esta mudança do excecional para o quotidiano não está isenta de consequências no funcionamento do sistema de compras. Três lições de teletrabalho podem ser tiradas:

• Acelerar a desmaterialização do processo de faturação e pagamento
• Repensar o trabalho coletivo no seio da equipa de gestão de compras
• Reinventar a relação ao ofício.

Lição 1 para o sistema de compras: Acelerar a desmaterialização das faturas

Antes do ensaio Covid-19, o sistema de compras tentava generalizar a desmaterialização do processo de faturação e pagamento por duas razões:

• A economia de gestão induzida pelo processamento digital das faturas dos fornecedores
• Fiabilidade e redução dos litígios registados nas contas

A situação de teletrabalho acrescenta uma terceira razão excelente para finalizar o projeto de desmaterialização levado a cabo pelo sistema de compras. De facto, a transmissão e processamento de faturas físicas tornou-se impossível num contexto em que as equipas de compras estão confinadas às suas casas.

Assim, a continuação da atividade – e a faturação associada – baseia-se na desmaterialização a 100%:

• A transmissão de faturas
• A partir da cadeia de validação
• Em torno da gestão remota e da reatividade na tomada de decisões   Processamento e liquidação

Lição n°2 para o sistema de compras: Repensar o trabalho coletivo

O teletrabalho não é apenas trabalho remoto, ao qual, pelo menos nos negócios mais desenvolvidos, o sistema de compras está habituado. É por isso que a segunda descoberta óbvia para o sistema de compras neste período de teletrabalho confinado é a necessidade de adaptar a organização da equipa.

 Isto porque os encontros à volta da máquina de café ou o espreitar o escritório do lado estão, naturalmente, suspensos. Para não mencionar, claro, os rituais de convívio específicos a cada equipa. Estes constrangimentos devem, portanto, ser vistos como uma oportunidade para operar de forma diferente.

 O sistema de compras põe em prática novas regras para manter a coesão e a inovação coletiva:

Experimentação de novas ferramentas para facilitar as reuniões de equipa

Lição n°3 para o sistema de compras: Uma proximidade reinventada com o ofício

 A terceira lição da crise Covid-19 para o sistema de compras é talvez, menos a sua capacidade de resposta às novas necessidades da empresa, e mais a sua capacidade de manter o rigor da sua relação com as linhas de negócio, apesar da pressão da emergência.

De facto, o sistema de compras deve adaptar-se a uma situação de cooperação completamente nova:

• Intensa pressão nas linhas de negócio para apoiar a continuidade da cadeia de abastecimento e por vezes para mudar o seu curso.
• Contactos internos, por vezes novos devido à reorganização das equipas que permanecem no local

O sistema de compras teve de aprender muito rapidamente como colocar a flexibilidade ao serviço da agilidade da organização. Ao mesmo tempo, no entanto, a equipa continuou a defender fortemente a sua capacidade estratégica:

• Perceber as profundas necessidades por detrás da urgência dos pedidos
• Controlo dos riscos do fornecedor apesar da pressão operacional
• Estimular a inovação para aumentar as capacidades de recuperação da empresa

 Em conclusão, a anunciada consolidação do teletrabalho [1] nas práticas das organizações valoriza os esforços atuais do sistema de compras para manter a sua contribuição ao nível normalmente esperado. O progresso feito no domínio da relação remota será bem-vindo amanhã.

 Um artigo recente de Xavier Laurent, Diretor de Serviços de Valor Acrescentado de Manutan, intitulado “Porque é que a Nuvem é essencial na função de compra”, deve ser relido a partir desta nova perspetiva. De facto, o seu interesse é naturalmente reforçado devido à evolução acelerada das práticas de compra.

[1] Esta epidemia que acelera a transição digital – Les Échos 14/04/20