No mundo volátil e incerto de hoje, a gestão do stock tornou-se estratégica para as empresas. Representa uma alavanca fundamental para atenuar os riscos, otimizar os custos de inventário e garantir a satisfação do cliente. Para lidar com mudanças e incertezas, muitas empresas mantêm um stock de segurança consistente nos respetivos armazéns. O desafio reside em saber como calcular eficazmente este stock, utilizando fórmulas precisas e implementando as estratégias de otimização certas para a aquisição.

Stock de segurança: Definição

O stock de segurança, também conhecido como stock de reserva, refere-se a um nível de inventário adicional detido por uma empresa para lidar com circunstâncias imprevistas. Este é reservado para situações de emergência.

Um atraso nas entregas ou um aumento da procura pode impedir rapidamente o fluxo regular da cadeia de fornecimento. O stock ideal permite precisamente evitar possíveis ruturas de stock relacionadas com estas incertezas, sem gastar muito capital. Tal ajuda a evitar potenciais danos para a empresa, como a insatisfação dos clientes, a diminuição do volume de negócios ou custos adicionais.

Há dois tipos principais de incertezas que podem afetar os níveis de stock:

• Incertezas relacionadas com a oferta, tais como atrasos nas entregas, bens não conformes, problemas de produção…
• Incertezas relacionadas com a procura, tais como picos de procura inesperados ou sazonais, encomendas em larga escala…

Que produtos são abrangidos?

Numa empresa, nem todos os produtos precisam obrigatoriamente de stock de segurança, ou do mesmo nível de stock. Antes mesmo de calcular o stock de segurança, é crucial determinar que produtos serão abrangidos. Caso contrário, pode causar stock extra no armazém e gerar custos de retenção desnecessários.

Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto, ou a regra 80/20, considera que 80% do valor total é produzido por 20% das unidades mais importantes. No nosso caso, isto significa que o stock de segurança deve ser mantido para 20% dos produtos que representam 80% do valor total.

O método de gastos

Inspirado no Princípio de Pareto, o método de gastos permite uma classificação mais refinada dos produtos com base no respetivo valor:

• Despesas à cabeça: 20% dos produtos que representam 80% do valor.
• Despesas de cauda média: 30% dos produtos que representam 15% do valor.
• Despesas de cauda longa: 50% dos produtos que representam 5% do valor.

Para cada categoria devem ser aplicadas estratégias diferentes de gestão do stock, com níveis adaptados de vigilância.

Variáveis para o cálculo do stock de segurança

Todo o stock de segurança é influenciado por diferentes variáveis: Flutuações na procura, prazos do fornecedor… Independentemente do método e da fórmula matemática escolhidos para calcular o stock, estas variáveis devem ser determinadas.

Prazo de execução

O prazo de execução indica o tempo necessário, em dias, para receber uma nova encomenda após a respetiva realização. Isto inclui o processamento, a produção e o tempo de entrega. Este período pode variar em função de vários fatores, nomeadamente a distância geográfica e a fiabilidade do fornecedor.

Níveis de serviço

Cada empresa define objetivos em termos de níveis de serviço ao cliente. No entanto, esta variável depende da política comercial, do tipo de produtos vendidos e do setor de atividade. A qualidade do serviço caracteriza-se pela capacidade de uma empresa em suprir a procura do cliente, ou seja, as respetivas expetativas.

Variabilidade da procura

O consumo é, por vezes, imprevisível e difícil de controlar, apesar das previsões precisas da procura. A volatilidade da procura é amplificada pela concorrência, pela efervescência do mercado, etc. E isto sem contar com a sazonalidade dos produtos. É por isso que pode ser sensato calcular a variabilidade da procura com base no desvio padrão ou no coeficiente de variação dos dados históricos de vendas.

Métodos de cálculo 

Há vários métodos possíveis para calcular o stock de segurança, que serão descritos em pormenor nas fórmulas matemáticas de cálculo. Atualmente, muitas empresas calculam automaticamente o respetivo stock de segurança, utilizando software especializado.

A fórmula simples do stock de segurança

A empresa conhece as respetivas vendas médias e decide basear-se na sua experiência para determinar um período razoável que deve ser garantido.

Stock de segurança = venda média x período a garantir pelo stock de segurança

A fórmula do stock de segurança médio e máximo

A empresa refere-se às variações de vendas observadas no passado e decide aplicar um método que lhe permitirá responder às mesmas tendências.

Stock de segurança = (venda máxima x tempo de entrega máximo) – (venda média x tempo de entrega médio)

Distribuição normal

A distribuição normal, ou distribuição gaussiana, aplica-se quando os volumes de vendas são maiores. Este método permite obter estimativas bastante precisas em relação a uma distribuição normal da procura, à qual se integram as incertezas relativas à procura e/ou aos prazos de entrega, quer sejam independentes ou não.

Para aplicar este método, deve definir primeiro:

• O seu coeficiente de segurança com base na taxa de serviço desejada;
• Os desvios padrão das suas vendas e bens.

Quando a procura é incerta

Stock de segurança = coeficiente de segurança x desvio padrão das vendas x raiz quadrada do tempo médio de entrega

Quando os prazos de execução são incertos

Stock de segurança = coeficiente de segurança x vendas médias x desvio padrão dos tempos de entrega

Quando a procura e os prazos de execução são incertos e independentes

Stock de segurança = coeficiente de segurança x raiz quadrada ((tempo de entrega médio x (desvio padrão das vendas)²) + (vendas médias x desvio padrão dos tempos de entrega)²)

Quando a procura e os prazos de execução são incertos e dependentes

Stock de segurança = (coeficiente de segurança x desvio padrão das vendas x raiz quadrada do prazo médio de entrega) + (coeficiente de segurança x vendas médias x desvio padrão dos prazos de entrega)

Melhores práticas para ir mais além

Para otimizar ainda mais a gestão do stock, existem várias estratégias bem conhecidas dos profissionais de logística.

Definir o seu ponto de nova encomenda

Depois de calcular o seu stock, é crucial determinar o seu ponto de nova encomenda, ou ponto de reposição. Isto serve para definir a que nível mínimo de stock (stock de alerta) a empresa deve acionar procedimentos de reposição. Esta ação ocorre antes de utilizar o stock de segurança.

Para calcular o ponto de nova encomenda, utilize a fórmula abaixo:

Ponto de nova encomenda = (venda média x tempo de entrega médio) + stock de segurança

Equipar-se com um sistema de gestão de armazém

As ruturas de stock podem, por vezes, estar ligadas a uma má gestão dos dados relativos ao stock na própria empresa. Para facilitar a gestão do stock, uma solução WMS (Sistema de Gestão de Armazéns) pode realmente fazer a diferença. Estas ferramentas permitem-lhe obter com precisão os dados de stock registados, bem como a localização dos produtos no armazém.

Melhor colaboração com os seus fornecedores

As empresas também têm todo o interesse em estabelecer relações sólidas com os seus fornecedores para reduzir os tempos de reposição e a sua variabilidade. Os acordos de parceria e a comunicação constante permitem uma melhor previsão dos problemas potenciais e um ajuste pró-ativo do stock.

A partir do domínio das principais variáveis, da escolha do método de cálculo correto e da adoção de estratégias de otimização adequadas, os gestores de logística podem preparar-se para qualquer rutura de stock. Como já compreendeu, a gestão eficaz do stock ajudá-lo-á a ganhar agilidade, a minimizar os riscos na cadeia de fornecimento e a garantir a sustentabilidade do seu negócio.