A Gestão Lean é um método de gestão e organização do trabalho para melhorar o desempenho de uma empresa.
Neste artigo, encontrará todas as respostas às suas perguntas sobre a Gestão Lean:

• A definição de Gestão Lean
  
• As origens da Gestão Lean;
  
• Os 5 princípios fundamentais da Gestão Lean;
  
• As diferentes ferramentas da Gestão Lean;
  
• As vantagens da Gestão Lean.

A definição de Gestão Lean

Inspirada pelo sistema de produção da Toyota, a Gestão Lean é um método de gestão e organização do trabalho destinado a melhorar o desempenho de uma empresa e, mais especificamente, a qualidade e rentabilidade da sua produção.

A Gestão Lean otimiza processos, reduzindo o tempo gasto em tarefas sem valor acrescentado (operações ou transportes desnecessários, espera, sobreprodução, etc.), causas de má qualidade e complicações. Este método é respaldado por uma importante dimensão de gestão para assegurar que os empregados trabalhem nas melhores condições. Em última análise, há dois objetivos principais: Satisfação completa do cliente e o sucesso de todos os trabalhadores.

Formalizada por investigadores americanos no Massachusetts Institute of Technology (MIT), a Gestão Lean é uma expressão de origem inglesa que contém uma palavra-chave significativa. «Lean», com efeito, significa «sem floreados». Esta expressão remete para a ideia de reduzir algo ao essencial, de remover o desnecessário, abordagem que constitui a base deste método.

As origens da Gestão Lean

No final dos anos 40, quando a Toyota lançou as bases da Lean Manufacturing, o objetivo era reduzir os processos que não acrescentavam valor ao produto final.

Ao fazê-lo, os líderes conseguiram alcançar melhorias significativas em termos de produtividade, eficiência, tempo de ciclo e rentabilidade.

Através deste impacto significativo, o pensamento Lean propagou-se a muitas indústrias e evoluiu para os 5 princípios fundamentais da Gestão Lean, tal como delineados pelo Lean Management Institute.

O termo «Lean» foi cunhado por John Krafcik (CEO do projeto de carros autónomos da Google, Waymo, de 2015 a 2021) no seu artigo de 1988 «Triumph of the Lean Production System».

Quais são os 5 princípios fundamentais da Gestão Lean?

A fim de implementar eficazmente a Gestão Lean na empresa, é necessário seguir os 5 princípios fundamentais deste método.

1. Identificar valor

O que é que todas as empresas se esforçam por fazer? Oferecer um produto ou serviço pelo qual um cliente está disposto a pagar. Para o fazer, deve acrescentar valor à sua oferta, tal como definido pelas necessidades dos seus clientes.

O valor da sua oferta reside, portanto, na capacidade da sua empresa para resolver o problema do cliente e, mais especificamente, na parte da solução pela qual o cliente está ativamente disposto a pagar. Qualquer outra atividade ou processo que não acrescente valor ao produto final é considerado um desperdício.

É por isso que deve primeiro identificar o valor que pretende trazer à sua oferta e em seguida defini-lo muito claramente. Esta primeira etapa irá ajudá-lo a passar à segunda etapa mais facilmente.

2. Mapear a cadeia de valor

É aqui que precisa literalmente de mapear o fluxo de trabalho do seu negócio. Isto deve incluir todas as ações e pessoas envolvidas na entrega do produto final ao cliente. Desta forma, será capaz de identificar as etapas do processo que não acrescentam qualquer valor.

A aplicação deste princípio mostrar-lhe-á onde está a ser gerado valor e em que medida as diferentes etapas do processo acrescentam ou não valor.

Uma vez mapeada a sua cadeia de valor, será muito mais fácil para si ver que processos pertencem a que equipas e quem é responsável pela monitorização, avaliação e melhoria de cada processo. Esta visão geral permitir-lhe-á identificar e eliminar etapas que não acrescentam valor.

3. Criar um fluxo de trabalho contínuo

Assim que tiver o controlo da sua cadeia de valor, terá de assegurar que o fluxo de trabalho de cada equipa decorre sem problemas. Tal poderá demorar algum tempo.

O desenvolvimento de um produto ou serviço envolve frequentemente trabalho de equipa interdepartamental. Podem ocorrer entraves e interrupções a qualquer momento. No entanto, ao dividir as tarefas em segmentos menores e ao visualizar o fluxo de trabalho, é possível detetar e remover facilmente os obstáculos ao processo.

4. Criar um sistema de tração

Um fluxo de trabalho estável permite às suas equipas completar as tarefas muito mais rapidamente e com menos esforço. Contudo, a fim de assegurar esta estabilidade, será necessário ter o cuidado de criar um sistema de tração no quadro da metodologia Lean.

Num tal sistema, o trabalho só é produzido quando há procura. Assim, a capacidade dos recursos é otimizada: estes apenas serão mobilizados se existir uma necessidade real e concreta.

Pensemos na metáfora de um restaurante. Entramos e fazemos o pedido. O empregado de mesa toma nota do seu pedido e o cozinheiro começa a preparar a sua refeição. Ele não cozinha uma grande quantidade de pratos com antecedência, uma vez que não há uma procura real e estes pratos potencialmente supérfluos podem tornar-se recursos desperdiçados.

5. Melhoria contínua

Depois de ter concluído todas as etapas acima mencionadas, terá implementado o seu sistema de Gestão Lean. No entanto, não deixe de prestar atenção a esta última etapa, eventualmente a mais importante.

Lembre-se de que o seu sistema não está isolado e não é estático. Podem surgir problemas em qualquer das etapas anteriores. É por isso que terá de assegurar que os funcionários a todos os níveis estejam envolvidos na melhoria contínua do processo.

Há várias técnicas para encorajar a melhoria contínua. Por exemplo, cada equipa pode realizar uma reunião diária para discutir o que foi feito, o que falta fazer e os eventuais obstáculos – uma forma fácil de otimizar o processo todos os dias.

A crescente popularidade dos princípios Lean deve-se ao facto de se concentrarem na melhoria de todos os aspetos de um processo de trabalho e envolverem todos os níveis da hierarquia de uma empresa.

As diferentes ferramentas da Gestão Lean

As ferramentas Lean são muitas vezes descritas como soluções de aprendizagem e experimentação. O pessoal adota-os e colabora num processo de melhoria contínua.

Há várias ferramentas disponíveis, sendo as seguintes apenas alguns exemplos:

• O método 5S (claro, arrumado, limpo, ordenado e rigoroso) para otimizar o ambiente de trabalho e reduzir o desperdício de tempo;
  
• O método Seis Sigma para melhorar a qualidade e eficiência dos processos;
  
• Gestão visual para partilhar informações e resolver problemas;
  
• O método Kaizen para melhorar continuamente os processos;
  
• O método SMED para reduzir o tempo de mudança de série;
  
• O método Kanban para otimizar a gestão de inventários;
  
• O método de Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM, do inglês Value Stream Mapping) para analisar processos e identificar obstáculos.

Embora tenha tido origem na indústria automóvel, a Gestão Lean é agora amplamente adotada, independentemente da dimensão do setor ou da empresa. O conceito foi também adaptado, como no caso das Compras Lean, centrando-se na excelência operacional dos departamentos de aprovisionamento.

As vantagens da Gestão Lean.

Há benefícios significativos para os gestores na implementação dos métodos de Gestão Lean:

• Concentração: Ao aplicar a metodologia Lean, poderá reduzir o desperdício. Em virtude disso, o seu pessoal poderá concentrar-se nas atividades que realmente acrescentam valor.
  
• Aumento da produtividade e da eficiência: Os trabalhadores que se concentram na criação de valor serão mais produtivos e eficientes, já que não são distraídos por tarefas pouco claras.

• Um processo mais inteligente: Ao estabelecer um sistema de tração, só se pode fornecer trabalho se houver uma procura real.
  
• Melhor utilização dos recursos: Ao basear a sua produção na procura real, pode utilizar apenas os recursos de que necessita, evitando assim o desperdício.

Desta forma, a sua empresa e o seu pessoal tornar-se-ão muito mais flexíveis e capazes de responder às exigências dos consumidores muito mais rapidamente. Os princípios da Gestão Lean permitir-lhe-ão criar um sistema de produção estável, o que melhorará o desempenho global da sua empresa