Política de Confidencialidade – Proteção de Dados de Caráter Pessoal

Objeto

Esta política expõe a forma como nós (a «Manutan») tratamos os dados de caráter pessoal (os «Dados Pessoais») que recolhemos e que você nos fornece. Esta política aplica-se a todos os Dados Pessoais que lhe dizem respeitem e que foram obtidos no âmbito das nossas relações. Convidamo-lo(a) a ler atentamente este documento para que possa conhecer e compreender as nossas práticas nesta matéria.

Quem somos?

A MANUTAN é um dos principais intervenientes na distribuição B2B multicanal na Europa. A sua sociedade-mãe, a Manutan Internacional, está sediada em Avenue du 21ème Siècle ZAC du Parc des Tulipes, 95500 Gonesse.

Contamos com mais de 2.200 colaboradores na Europa, distribuídos por 25 filiais em 17 países.

No quadro das nossas atividades, necessitamos de tratar Dados Pessoais que lhe dizem respeito em plena conformidade com a regulamentação aplicável e, nomeadamente, com o Regulamento Europeu n.º 2016/679 de 27 de abril de 2016 relativo à proteção das pessoas singulares (o “RGPD”), assim como com a lei de 6 de janeiro de 1978, conforme alterada, relativa a informática, ficheiros e liberdades (a “Lei de Informática e Liberdades”).

Quais são os nossos compromissos?

Comprometemo-nos a implementar todas as medidas técnicas e organizativas necessárias para assegurar o respeito pelos princípios fundamentais em matéria de recolha e Tratamento de Dados Pessoais e, nomeadamente, os princípios de:

i. Licitude, lealdade e transparência: os Dados Pessoais são tratados de forma lícita, leal e transparente;
ii.Limitação das finalidades: os Dados Pessoais são tratados tendo em vista finalidades determinadas, explícitas e legítimas e não são objeto de ulterior Tratamento de forma incompatível com as finalidades originais;
iii. Proporcionalidade dos dados: os Dados Pessoais recolhidos são adequados, pertinentes e limitados ao que seja necessário para as finalidades de Tratamento;
iv. Exatidão dos dados: os Dados Pessoais são exatos e são mantidos atualizados. São tomadas todas as medidas razoáveis para que dados inexatos ou obsoletos sejam apagados ou retificados, tendo em conta as finalidades do Tratamento.

Como fazemos a recolha dos seus Dados Pessoais?

Ao longo de toda a nossa relação, poderá ser necessário que nos apresente os seus Dados Pessoais por diferentes meios:

i. quando cria a sua conta de cliente;
ii. quando faz as suas compras online, nomeadamente quando preenche os nossos formulários de encomenda;
iii. quando contacta o nosso serviço pós-venda, quando faz uma reclamação ou, mais em geral, quando contacta as nossas equipas de serviço de clientes;
iv. quando subscreve a nossa newsletter ou quando participa em estudos de marketing ou num jogo-concurso;
v. quando apresenta uma candidatura na secção «Junte-se a nós»; e
vi. de um modo mais geral, sempre que contacta diretamente com os nossos serviços.

Também poderemos recolher Dados Pessoais por intermédios de parceiros aos quais tenha previamente dado o seu Consentimento para ser contactado pelos nossos serviços. Neste contexto, apenas serão utilizados os dados relativamente aos quais deu o seu Consentimento expresso de utilização por um parceiro.

Quando navega nos sites da Manutan, também poderemos utilizar cookies, ou seja, pequenos ficheiros de texto que são gravados no seu equipamento (computador, tablet ou telemóvel). Estes cookies permitem-nos recolher informações e Dados Pessoais para diferentes finalidades (estatísticas de acesso e utilização do site, adaptação do site aos seus parâmetros, cookies de parceiros para fins publicitários, etc.).

Também no quadro da gestão dos cookies, comprometemo-nos a respeitar a regulamentação relativa à proteção dos dados. Assim, sempre que necessário, o Consentimento relativo ao cookies será pedido mediante a visualização de uma janela bem explícita por ocasião da sua primeira visita ao nosso site.

A qualquer momento, poderá reconfigurar a sua política de cookies. Para mais informações sobre a gestão de cookies pela Manutan, consulte a rubrica «cookies» na página seguinte: https://www.manutan.pt/pt/map/cookies.

Que uso fazemos dos seus Dados Pessoais? (finalidades de Tratamento)

Utilizamos os seus Dados Pessoais essencialmente para melhor organizar a nossa relação comercial e, assim, lhe podermos prestar um serviço de melhor qualidade.

Neste contexto, os seus Dados Pessoais são tratados tendo em vista as seguintes finalidades principais:

i. Gestão da relação comercial:

– utilização e gestão da sua conta de cliente;
– compra de produtos através de nosso site na internet;
– acompanhamento das encomendas;
– gestão do serviço pós-venda e das reclamações;
– gestão dos pedidos de direito de acesso, retificação e oposição;
– realização de estudos estatísticos para avaliação da utilização e do desempenho do nosso site;
– realização de estudos de marketing, assim como de sondagens e testes de produtos;
– elaboração de um perfil personalizado que nos permita conhecê-lo(a) melhor e fidelizá-lo(a) e, assim, prestar-lhe um melhor serviço (a «Definição de Perfis»);

ii. Prospeção comercial:

– realização de operações de contacto comercial;
– elaboração de estatísticas comerciais;
– organização de jogos-concursos e/ou de operações de fidelização;
– gestão das opiniões das pessoas sobre produtos, serviços ou conteúdos;

iii. Defesa dos nossos interesses:

– gestão de fraudes;
– gestão de pagamentos em atraso;
– gestão do contencioso;
– acompanhamento das operações de cobrança;
– gestão da nossa conformidade com as diversas obrigações legais aplicáveis.

iv. Gestão dos nossos fornecedores e da logística (entregas).

Tratamos todos os Dados Pessoais que nos fornece?

Em conformidade com nossos compromissos, recolhemos apenas os dados que consideramos necessários às nossas atividades (princípio da minimização dos dados).

Contudo, determinados dados são indispensáveis ao processamento dos seus pedidos e/ou encomendas e outros permitem-nos conhecê-lo(a) melhor e, assim, adaptar as nossas ofertas às suas necessidades. Os campos dos formulários de recolha de dados assinalados com um (*) são de preenchimento obrigatório. Na ausência desses dados, não poderemos processar o seu pedido ou encomenda ou fazer-lhe ofertas adaptadas às suas necessidades.

Qual é a base legal para o Tratamento dos Dados Pessoais?

O Tratamento dos seus Dados Pessoais assenta em diferentes bases legais determinadas em função da finalidade dos Tratamentos em questão. Neste contexto, necessitamos dos seus dados para:

i. Cumprimento de um compromisso contratual em que você é uma parte (exemplo: gestão das suas encomendas, gestão das suas entregas, etc.);

ii. Promoção dos nossos legítimos interesses enquanto Responsável pelo Tratamento (nomeadamente, um melhor conhecimento dos nossos clientes, a adaptação das nossas ofertas às necessidades dos mesmos e/ou a realização de atividades promocionais);

iii. Cumprimento de uma obrigação legal sempre que a legislação em vigor imponha o referido Tratamento dos dados.

Quem pode aceder aos seus Dados Pessoais?

Apenas pessoas autorizadas dentro das nossas equipas podem aceder aos seus Dados Pessoais e isso em função das necessidades da respetiva atividade.

Os seus Dados Pessoais também podem ser transmitidos a outras entidades do grupo, assim como aos nossos parceiros (os «Subcontratantes»), cuja prestação seja necessária à realização das nossas atividades enquanto Responsável pelo Tratamento. A título de exemplo, os seus Dados Pessoais podem ser transmitidos a prestadores de serviços informáticos (alojamento, manutenção, etc.) assim como de serviços de entregas, de gestão de fraudes, etc.

Neste contexto, comprometemo-nos a recorrer apenas a Subcontratantes que nos deem garantias suficientes e que respeitem os nossos compromissos em matéria de proteção dos Dados Pessoais.

Os seus dados são transmitidos para o estrangeiro?

Em determinados casos, os seus dados também podem ser transmitidos a parceiros certificados sediados fora do Espaço Económico Europeu e isso em conformidade com a regulamentação aplicável.

Mais em geral, quando os seus dados forem transmitidos a um Destinatário exterior ao Espaço Económico Europeu, a Manutan compromete-se a implementar, caso a caso, um mecanismo de proteção apropriado com vista a garantir a proteção e a segurança dos seus Dados Pessoais de acordo com as regras mais rigorosas e no quadro dos compromissos da Manutan enquanto Responsável pelo Tratamento. Você pode solicitar e receber uma cópia dessas garantias no endereço abaixo na rubrica “Como exercer os meus direitos?”.

Assim, no contexto da introdução e gravação de orçamentos e encomendas, os seus Dados Pessoais podem ser potencialmente comunicados ao nosso parceiro autorizado, a Outsourcia, sediado em Marrocos. Este parceiro está sujeito a auditorias regulares por parte da Manutan e está contratualmente obrigado a respeitar os compromissos do grupo em matéria de proteção dos Dados Pessoais.

Durante quanto tempo são conservados os seus Dados Pessoais?

Os Dados Pessoais são conservados apenas durante o período necessário às finalidades descritas na rubrica “Que uso fazemos dos seus Dados Pessoais?”. Além disso, a Manutan conserva os seus Dados Pessoais em conformidade com os Prazos de Conservação impostos pela regulamentação em vigor e/ou com as boas práticas do nosso setor de atividade.

Estes Prazos de Conservação são definidos em função da natureza das finalidades de Tratamento e tomam em consideração, nomeadamente, as disposições legais aplicáveis, que impõem um Prazo de Conservação específico para determinadas categorias de dados, e os prazos de prescrição aplicáveis assim com as recomendações das Autoridades de Controlo locais relativamente a determinadas categorias de Tratamento de dados.

A título de exemplo, a Manutan compromete-se a manter os seus Dados Pessoais, enquanto cliente, apenas durante o período estritamente necessário à gestão da relação comercial, mais especificamente durante um período de três anos a contar do fim dessa relação (exceto se obrigações legais do Responsável pelo Tratamento impuserem um prazo de conservação mais dilatado), por exemplo, a partir da data de uma compra, da data de expiração de uma garantia, do termo de um contrato de prestação de serviços ou da data do último contacto do cliente.

Os Dados Pessoais que lhe digam respeito enquanto cliente potencial são conservados durante um período de três anos a contar da respetiva recolha ou do seu último contacto com os nossos serviços (por exemplo, um pedido de documentação ou um clique numa hiperligação incluída num e-mail).

Os seus dados estão seguros?

A confidencialidade e a segurança dos seus Dados Pessoais merecem-nos uma especial atenção.

Neste contexto, implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para garantir um nível de segurança apropriado e em conformidade com as boas práticas do nosso setor de atividade. Deste modo, respondemos às exigências regulamentares e protegemos os direitos e os dados dos Titulares dos Dados desde o início das operações de Tratamento.

A Manutan pôs em prática um programa global de gestão da segurança dos seus sistemas de informação baseado na norma internacional ISO/IEC 27001:2013. Este programa tem por objetivo preservar a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade de dados confidenciais e sensíveis, incluindo os seus Dados Pessoais.

Além disso, a nossa plataforma de comércio online, assim como os outros sites do grupo, beneficiam de medidas segurança reforçada, tais como a utilização de protocolos de criptografia forte, a proteção de um firewall de aplicativos, uma supervisão permanente e auditorias externas regulares. Finalmente, a sua senha associada à sua conta é guardada criptografada nas nossas bases de dados, ficando, assim, inacessível a qualquer pessoa que não seja você.

Quais são os seus direitos em matéria de Dados Pessoais?

Ao abrigo da regulamentação aplicável em matéria de proteção dos dados, poderá, a qualquer momento, exercer os seus direitos enquanto Titular dos Dados e solicitar o acesso, retificação, apagamento e portabilidade dos dados que lhe respeitem assim como exercer os seus direitos de limitação e oposição ao Tratamento destes dados.

Nomeadamente, você tem o direito de se opor ao Tratamento dos seus dados para fins de prospeção comercial. Consoante as suas opções por ocasião da criação ou da alteração da sua conta, poderá receber ofertas em nome da nossa empresa assim como de outras empresas do grupo Manutan ou de parceiros. Tais opções podem ser alteradas a qualquer momento, mediante acesso autenticado à sua conta online.

Do mesmo modo, se quiser deixar de receber a nossa newsletter, clicar na hiperligação de cancelamento da subscrição situada no fundo de todas as mensagens publicitárias em formato eletrónico.

Como exercer os seus direitos?

Estes direitos podem ser exercidos entrando em contacto com: Departamento Jurídico do Grupo MANUTAN, ZAC du Parc des Tulipes, Avenue du 21ème Siècle, 95506 GONESSE Cedex, ou por e-mail para o endereço privacy@manutan.com.

Neste contexto, agradecemos que inclua no seu pedido os elementos necessários à sua identificação (nome, apelido e e-mail) e um documento de identificação, assim como todos os dados relativos ao pedido em questão.

Também dispõe de direito de recurso para a Autoridade de Controlo local em caso de violação da regulamentação aplicável em matéria de proteção dos Dados Pessoais e, em particular, do RGPD.

Quem contactar?

Para todas quaisquer outras questões relativamente a esta política ou à forma como a Manutan processa os seus Dados Pessoais, queira contactar-nos no endereço seguinte: privacy@manutan.com.

Alterações e atualizações

Esta política de confidencialidade pode ser alterada ou atualizada em função de diferentes interpretações, decisões e opiniões relativamente ao RGPD. A Manutan compromete-se a informá-lo(a) de todas e quaisquer alterações efetuadas por meio do seu site.

Glossário

i. «Dados Pessoais», informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular;

ii. «Tratamento», uma operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre Dados Pessoais ou sobre conjuntos de Dados Pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição;

iii. «Definição de Perfis», qualquer forma de tratamento automatizado de Dados Pessoais que consista em utilizar esses Dados Pessoais para avaliar certos aspetos pessoais de uma pessoa singular, nomeadamente para analisar ou prever aspetos relacionados com o seu desempenho profissional, a sua situação económica, saúde, preferências pessoais, interesses, fiabilidade, comportamento, localização ou deslocações;

iv. «Responsável pelo Tratamento», a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de Dados Pessoais; sempre que as finalidades e os meios desse tratamento sejam determinados pelo direito da União ou de um Estado-Membro, o responsável pelo tratamento ou os critérios específicos aplicáveis à sua nomeação podem ser previstos pelo direito da União ou de um Estado-Membro;

v. «Subcontratante», uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que trate os Dados Pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes;

vi. «Destinatário», uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que recebem comunicações de Dados Pessoais, independentemente de se tratar ou não de um parceiro. Contudo, as autoridades que possam receber Dados Pessoais no âmbito de inquéritos específicos nos termos do direito da União ou dos Estados-Membros não são consideradas destinatários; o tratamento desses dados por essas autoridades públicas deve cumprir as regras de proteção de dados aplicáveis em função das finalidades do tratamento;

vii. «Parceiro», a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, o serviço ou organismo que não seja o titular dos dados, o responsável pelo tratamento, o subcontratante e as pessoas que, sob a autoridade direta do responsável pelo tratamento ou do subcontratante, estão autorizadas a tratar os Dados Pessoais;

viii. «Consentimento» do titular dos dados, uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ou ato positivo inequívoco, que os Dados Pessoais que lhe dizem respeito sejam objeto de tratamento;

ix. «Autoridade de Controlo», uma autoridade pública independente criada por um Estado-Membro nos termos do artigo 51.º.